ポリシー

F5採用プライバシーに関する通知

F5採用プライバシーに関する通知

発効日:2020年3月5日

F5 Networks, Inc.は、このF5採用プライバシーに関する通知(以下「通知」)を作成し、F5求職者および採用目的で個人データを処理するその他の個人(以上総称して「候補者」)に提供します。この通知の目的は、これらの目的のために収集、処理、使用する可能性のある個人データの種類と、それを使用する状況について情報を候補者に伝えることです。

F5は、候補者の応募を評価するために特定の個人データを処理し、候補者が採用される場合は、F5による雇用に備えて給与や給付金の準備を行います。また、候補者による求人への応募や採用プロセスに関して遵守すべき法的要件やその他の契約上の要件もあります。この通知に記載されている処理業務をF5が実施できない場合、候補者の応募の評価や、採用ができなくなる可能性があります。もちろん、そうならないことを希望しており、実際に可能性があると思われる場合は、最初に候補者と話し合うように努めますが、これは私達がこの通知の一部として候補者に伝えなくてはならない情報です。

EU一般データ保護規則(「GDPR」)および類似の法律の下では、適用される範囲で、F5がこのデータの「管理者」です。つまり、F5は候補者の個人データの処理に直接責任を負います。本書で「F5」、「当社」、または「私たち」と言うときは、候補者が応募している、または候補者を採用しようとしているF5グループ会社を意味します。また、「F5グループ」という表現を何度か目にするかもしれませんが、これは世界各国の他のすべてのF5グループ企業を含みます。

この通知は、候補者が採用されることを保証するものではなく、採用された場合も本書は雇用契約の一部を構成しません。たとえば、この通知に記載されていない方法で個人データの使用を伴う新しいシステムまたはプロセスを実装する場合など、この通知を随時更新することがあります。

1.F5が候補者について収集する個人データはどのようなものですか?

F5は、以下のカテゴリの個人データ(「候補者データ」と総称します)を収集、処理、使用します。

  • 身元データには、氏名、国籍、写真、パスポートデータ、入国管理ステータス、扶養家族に関する情報、生年月日と場所、社会保障番号、署名、その他の政府発行の身分証明情報が含まれます。
  • 連絡先詳細、自宅の住所、電話番号、電子メールアドレスなど。
  • 職歴および学歴、役職、役職、従業員タイプ、管理レベル、時間タイプ(フルタイムまたはパートタイムおよびパーセンテージ)、勤務地、部門、部門、職位、マネージャー(名前およびID)、補助的な役割、開始日と終了日、職歴(職歴、肩書き履歴、発効日、過去の給与グループを含む)、履歴書、資格試験結果、教育履歴、スキル、認定、身元調査結果(現地の該当法による許容範囲)、労働者の履歴(人事データベースの変更のログファイルを含む)、離職の理由、および候補者自身、紹介者、またはその他の第三者との面接から得られたその他の情報など。
  • 組織データ、ITシステムのID、会社の詳細、コストセンターの割り当てなど。
  • 候補者が当社に提供した その他のデータ、すなわち候補者自身との面接を通じて収集された情報など、潜在的な雇用関係に関連した情報。
  • 第三者の開発テストプロバイダを含み、それに限定されない潜在的な雇用関係に関連する第三者のソースからのその他の情報、および他のF5グループ会社、公開されているソース、および非公開のソースからの情報。これについては、下記の第4章で詳しく説明します。

2.F5が収集して処理する「機密性の高い候補者データ」にはどのようなものがありますか?

候補者データの収集、処理、および使用に加えて、さらに候補者の採用プロセスがどこまで進んだか、および候補者とF5がどの国に所在しているかに応じて、F5が候補者に関して収集、処理、および使用するデータには、次の特別なカテゴリの個人データです。これは、「機密性の高い候補データ」と表現されます。

  • 面接プロセスおよび職場での対処の目的のための障害に関する情報、および法的義務の遵守など、適用される法律に従ってF5と共有できる範囲の健康および医療データ
  • 犯罪記録データ。必要な役割に関連し、適切であり、該当する現地法に従ってそのようなチェックが許可される範囲で、候補者に関連する犯罪歴の身元調査をF5が実施し、または結果を受け取った場合。
  • 労働組合への加入の是非労働法への対処に必要な場合。
  • 法的に保護された分類情報。雇用機会均等法の遵守を監視するために自発的に当該の情報を要求するという法的義務に関連した、米国のF5グループ企業による自国内での仕事に関する民族性に関する任意の情報収集など。

3.F5が候補者自身の候補者データと高機密性候補者データを収集して処理する必要があるのはなぜですか?

F5は、候補者データと高機密性候補者データは、候補者に関連するさまざまな理由(「処理目的」)で収集し、使用します。これらの理由のリストと、これらの処理目的ごとに使用する候補者データの一部の例をまとめました:

  • 応募用紙の評価と対応。学歴と職歴の調査、面接の対処、信用照会者の確認と身元調査の実施、関心を持ってもらえる可能性があるその他の空席情報など。これには、身元データ、連絡先の詳細、職務記録に関する情報、および法律で適切かつ許可されている場合は、候補者が当社に提供する、または当社が第三者ソースから収集する他の情報が含まれます。
  • 雇用と報酬の設定。旅行ビザまたは雇用ビザの確保、給与およびその他の報酬と福利厚生の確立など。これには、身元データ、連絡先の詳細、職歴、給与、福利厚生、株式報酬に関する情報、および組織データの処理が含まれます。
  • ITシステムやサポートへのアクセスの設定。雇用された場合は候補者と他の従業員が業務を行い、当社業務を運営し、私たちがITシステムの問題を特定して解決し、当社システムをセキュアに維持するためです。これには、身元情報の処理が含まれます。
  • 該当法および雇用関連および雇用前関連の要件の遵守。合わせて所得税、社会保障控除、雇用および移民法などそれらの要件の管理。これには、身元データ、連絡先の詳細、職務記録、組織データに関する情報、および法律で適切かつ許可されている場合は、候補者が当社に提供する情報や、当社が第三者ソースから収集する他の情報が含まれます。
  • 適用されるポリシー、手順、および法律の遵守の監視と確保。内部調査の実施を含む。これには、身元データ、連絡先の詳細、職務記録、身元調査、給与、福利厚生、株式報奨および組織データに関する情報、および法律で適切かつ許可されている場合は、候補者が当社に提供する情報や、当社が第三者ソースから収集する他の情報が含まれます。
  • 候補者、F5の従業員、および第三者とのコミュニケーション。これには、身元データ、連絡先の詳細、職務記録、組織データに関する情報、および法律で適切かつ許可されている場合は、候補者が当社に提供する情報や、当社が第三者ソースから収集する他の情報が含まれます。
  • 母国内外の規制当局や他の当局からの要請や法的な要求への対処および遵守。これには、身元データ、連絡先の詳細、職務記録、給与、福利厚生、株式報奨および組織データに関する情報や、法律で適切とされ、許可されている場合は、候補者が当社に提供する情報や、当社が第三者ソースから収集する他の情報が含まれます。
  • 企業財務要件の遵守。監査要件(社内外両方)およびコスト/予算の分析と管理を含む。これには、身元データ、連絡先の詳細、職歴、給与、福利厚生、株式報酬、組織データなどの処理が含まれます。

4.この情報はどのように収集されますか?

ほとんどの場合、F5は個人データを候補者から直接収集します。たとえば通常、候補者データと機密性の高い候補者データは候補者から直接収集します。

  • 面接などの採用プロセス中に収集。
  • 雇用開始の準備中に収集。(ちなみに、F5グループ会社は、従業員になった個人に関して保持する個人データに対しては異なるプライバシーに関するポリシーを適用します。) 

F5は、以下のような第三者ソースから候補者に関する個人データを入手することもあります。

  • 他のF5グループ会社。
  • 採用コンサルタント、外部採用担当者、その他の信用照会ソース。
  • 現地の法律に従って身元調査プロセスに参加する場合は、身元調査機関。
  • 旅行代理店など、採用活動を支援するその他のサービスプロバイダ(以下の第6章で定義)。
  • 前職の雇用主。
  • 候補者が提供する他の信用照会先。
  • 公式のLinkedInプロファイル、現在の雇用主のウェブサイトに掲載された職業的プロファイル、講演した職業的会議のウェブサイトに掲載された講演者経歴、公開した記事、プレスリリースやその他の会社の発表など、一般に入手可能な情報源。

5.F5が候補者データと機密性の高い候補者データを収集して処理する必要があるのはなぜですか?

F5が候補者の応募と雇用の可能性、応募内容を評価して潜在的な雇用の結果としてのF5の義務の遵守、およびF5の業務に関連するさまざまな活動を実行するためには、候補者データと機密性の高い候補者データの両方が必要です。

必要に応じ、米国外の一定のデータ保護法では、候補者データおよび機密性の高い候補者データの収集、処理、および使用の法的根拠をF5から候補者に説明する必要があります。これについては、内容が多岐にわたるため、全体像を把握してもらうために、以下にリストしました:

候補者データの場合、当社の法的根拠は次のとおりです。

  • 候補者と雇用契約またはその他の契約を結ぶ前に、候補者の要求に応じて措置を講じること。
  • 特に労働法、雇用法、社会保障および社会保護法、データ保護法、税法、企業コンプライアンス法の分野における法的義務の遵守。
  • F5およびF5関連会社の正当な利益。
  • 候補者の同意。適切であり、地域のデータ保護法で許可または要求されている場合。

機密性の高い候補者データに関する当社の法的根拠は次のとおりです。

  • 明示的な同意。地域のデータ保護法で許可または要求されている場合。
  • 地域のデータ保護法と適格な労働協約の両方またはいずれかで許可されている雇用、社会保障、社会保護法の分野でF5、または候補者の義務を実行し、特定の権利を行使すること。
  • 法的請求の確立、行使、または弁護、または裁判所が司法的立場で行動している場合。
  • 地域のデータ保護法で許可されている相当な公益のため。
  • 地域のデータ保護法で許可されている範囲で、潜在的な作業能力を評価するため。

情報が多いことは踏まえた上で、すべての意味をできるだけ明確にしたいと考えています。「F5または第三者の正当な利益」に言及する場合、以下の内容が含まれます:

  • グループ全体のマトリックス構造の実装と運用、およびグループ全体の情報共有。
  • 人事管理。
  • 職場の安全。
  • 詐欺、会社のITシステムの誤用、またはマネーロンダリングの防止。
  • 物理的セキュリティ、IT、およびネットワークセキュリティ。
  • 特定の国内または外国の法的要件への対応。
  • 内部調査。
  • 係争の解決。
  • 合併と買収。

6.F5は雇用者の個人データを誰と共有する可能性がありますか?

前述のように、私たちはグローバルF5グループの一部であり、このグループの一部のグループ企業が処理目的に関与しています。処理目的を確実に遂行するため、候補者の情報がF5グループ内のグループ企業と共有される場合があります。ただし、この方法でデータを共有する場合、その個人データにアクセスできる個人のカテゴリを制限するというポリシーがあります。

F5は、F5グループ内外のグループ企業を含む第三者に個人データを送信する場合があります。これは、次のような処理目的で、F5グループのグループ企業が所在する管轄に基づいている可能性があります:

  • F5グループ内。関連するF5の雇用主は米国にグローバル本社を持つ幅広いグループの一部であり、そのすべてが管理、人事、法務、コンプライアンス、財務、および監査の責任を部分的に共有しているため、F5は候補者データおよび機密性の高い候補者データを、F5 Networks, Inc.およびF5グループ内の他のグループ企業に送信するか、またはそれらによるデータへのアクセスを許めています。これらのデータは、処理目的で、またはこの候補者通知に従って使用、転送、処理する場合があります。
  • 第三者とのコミュニケーション。業務の関連上、必要に応じて、職場連絡先詳細、コミュニケーション連絡先詳細、およびその他の個人データが、特定の業務に応じて、既存または潜在的なビジネスパートナー、サプライヤー、政府関係者、またはその他の第三者に送信される場合があります。
  • 規制当局、当局、およびその他の第三者 。上記の処理目的の必要に応じて、個人データは規制当局、裁判所、その他の当局(税務当局や法執行当局など)、独立した外部アドバイザー(監査人や法務アドバイザーなど)、F5グループ内の取締役、保険会社、給付プロバイダー、内部コンプライアンス、および調査チーム(内部調査を実施するために任命された外部アドバイザーを含む)に転送される場合があります。
  • グループ企業の買収。候補者が応募したF5ビジネス(または個人データを処理する別のF5グループメンバー)の全部または一部が売却または譲渡された場合(またはかかる売却または譲渡が検討されている場合)、譲渡の一部として、または当該の譲渡の初回審査(デューデリジェンスなど)の一環として、候補者の個人データは新しい雇用主または潜在的な新しい雇用主に送信される可能性があります。これは、新たな雇用主や潜在的な新しい雇用主が所在する管轄区域を含む適用法によって提供されるあらゆる権利の対象となります。
  • サービスプロバイダー。上記の処理目的の必要に応じて、個人データは、関係のあるなしに関わらず、適切な指示に基づいて個人データを処理するために1人以上の第三者と共有される場合があります(「サービスプロバイダー」)。たとえば、サービスプロバイダーは、求人管理、ITシステムサポート、トレーニング、コンプライアンス、および処理目的に関連するその他の活動に関連する指示を実施する場合があり、その場合は適切な契約上の義務が課せられます。

当社は米国に本社を置くグローバル企業であり、このプライバシーに関する通知に記載されている候補者データおよび機密性の高い候補者データを共有するF5の関連会社および第三者は、米国および世界の別の国に所在しており、その中にはプライバシー法が提供する保護水準がご自身の国のレベルに満たないところもあります。F5は、欧州委員会が承認した標準契約条項の使用や、EUと米国またはスイスと米国間のプライバシーシールドフレームワークへの第三者の参加への依拠など、国境を越えたデータの移動を保護するための法的要件に準拠しています。以下の方法で当社に連絡することにより、標準契約条項のコピーをリクエストできます。

7.F5が候補者の個人データを保存する期間はどのくらいですか?

個人情報を処理目的に必要な期間以上保存しないことが当社ポリシーです。通常個人情報を保存する必要がある期間を超えて個人データが保存される場合、その期間は現地の適用法に基づいて決定されます。

8.候補者が自分の個人データに関して持つ権利にはどのようなものがありますか?

GDPRなどの特定のデータ保護法の下で、候補者には候補者データおよび機密性の高い候補者データに関していくつかの特別な権利があります。これらは国によって異なる可能性があり、通常は重要な例外が適用されますが、適用される場合は、大まかに次のように要約できます:

(i) アクセス権。

これは、候補者の個人データが処理されているかどうかを確認し、処理されている場合は、処理された個人データのカテゴリ、処理の目的、受信者または受信者のカテゴリ、処理に関する情報などを含む、その個人データへのアクセスを要求する権利です。ただし、他者の利益を考慮する必要があり、法律で許可されている場合には、料金が発生する可能性があります。

(ii) 訂正する権利。

これは、候補者に関して、個人データの不正確さや不完全さを訂正する権利です。

(iii) 消去する権利。

これは、候補者に関する特定の個人データを消去するよう当社に依頼する権利です。

(iv) 処理を制限する権利。

これは、個人データの処理を制限するよう当社に要求する権利です。

(v) データの移植性の権利。

これは、候補者から提供された特定の個人データを、構造化された一般的に使用される機械可読形式で受け取る権利であり、候補者はデータを別のグループ企業に送信する権利を有する場合があります。

(vi) 反対する権利。

これは、候補者の状況に基づいて、プロファイリングを含む個人データの処理にいつでも異議を申し立てる権利であり、当社が候補者の個人データを処理しないよう要求することができます。

(vii) 同意を撤回する権利。

当社が候補者の同意に基づいて個人データを処理する場合、これは、撤回前の同意に基づく処理の合法性に影響が及ぶことなく、随時その同意を撤回する権利です。当社が処理に従事する際に候補者の同意が必要な場合、同意の撤回で、特定の利益を提供する当社の能力など、当社と候補者の関係の一部またはすべてを維持する当社の能力に影響が及ぶ可能性があります。候補者の個人データの特定の処理に対する同意の撤回の影響については、事前に確認することができます。

(viii) 監督当局に苦情を申し立てる権利。

また、所在する国によって、管轄のデータ保護監督当局に苦情を申し立てる権利もあります。所在地がEEA内である場合は、管轄のデータ保護機関のリストをここで確認できます。

これらの権利を行使する場合、下記のお問い合わせ方法の項に記載された方法でお問い合わせください。

9.情報のセキュリティ保護方法

F5はセキュリティ対策を使用して、個人データを紛失、誤用、不正または偶発的なアクセス、開示、変更、破壊から保護します。これには、個人データのセキュリティ保護と保護を支援するポリシー、技術的、物理的、および組織的な対策が含まれます。ただし、完璧なセキュリティは存在しないので、情報が常に安全であることは保証されません。

10.お問い合わせ方法

本通知について不明な点や質問がある場合、またはデータ主体としての権利を行使する場合は、privacy@f5.comまでご連絡ください。

EU headquarters:
F5 Networks Limited
Attn: Privacy Office
Chertsey Gate West
43-47 London Street Chertsey
SURREY KT16 8AP
United Kingdom

F5 Networks, Inc.
Attn: Privacy Office
801 5th Ave, Seattle, WA 98104
United States

データ保護担当者に連絡することもできます:

Dr. Felix Wittern
Fieldfisher
Am Sandtorkai 68
20457 Hamburg
Germany
dpo@f5.com

インド国内の求人に対する候補者の場合、当社苦情処理担当者に連絡することができます:

Malvieka Joshi
Hyderabad Office
Skyview Bldg 20
8TH Floor, Unit 801-804
SY NO 83/1
PLOT NO 22 23 24 31 32 33

Raidurgam Madhapur
Hyderabad
Telangana 500081
India
m.joshi@f5.com