Le cabinet d'avocats international Ogletree Deakins fait un virage rapide vers le travail à distance avec les services cloud de F5

Masques. EPI. Procédures de désinfection. Le début de la pandémie de COVID-19 a soulevé de nouveaux problèmes pour les employeurs de toutes tailles, notamment de nouvelles pratiques liées à la sécurité des employés et des clients ainsi que de nouvelles préoccupations en matière de responsabilité. Pour aider à gérer les nouveaux problèmes, les équipes d'Ogletree Deakins ont rapidement commencé à fournir à leurs clients un soutien et des ressources pour protéger la santé et prévenir les actions en justice.

Ogletree Deakins est un spécialiste international du droit du travail avec plus de 800 avocats dans 53 bureaux sur deux continents. Avec 45 ans d'histoire et plus d'un demi-milliard de dollars de facturation annuelle, il aide les employeurs de toutes tailles, des conglomérats mondiaux aux petites entreprises, à résoudre des problèmes de droit du travail allant des pratiques d'embauche et de l'accès aux personnes handicapées à l'arbitrage et aux litiges, à la conformité réglementaire et à la sécurité au travail.

Mais tout comme le virus a élargi la signification de la sécurité au travail, les équipes d'Ogletree Deakins du monde entier ont été confrontées à des ordres de confinement, à des quarantaines et à la nécessité d'un passage massif au travail à domicile. Même si le travail à distance n’était pas inhabituel, ce n’était pas la norme, pas dans un secteur qui exige des contacts fréquents avec les clients, une collaboration et des volumes importants de documentation. L'entreprise a soudainement dû permettre un travail à distance beaucoup plus important tout en protégeant les informations hautement confidentielles des clients et en maintenant le respect des réglementations strictes en sécurité des données , notamment le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.

Le défi

Les quelque 15 membres de l'équipe de livraison de solutions de l'entreprise, qui font partie d'un personnel informatique de plus de 100 personnes, savaient qu'ils étaient confrontés à un problème accès à distance . Terry Wilkins, responsable de la mise en œuvre des solutions, a déclaré que son équipe était chargée de soutenir « toute l’infrastructure en coulisses ».

« Jusqu’à récemment, nous n’avions que deux centres de données, et franchement, ils étaient physiquement situés assez près l’un de l’autre », a-t-il expliqué. Ces centres de données étaient gérés par un personnel qui savait qu’ils n’étaient plus suffisants.

« Nous avions besoin de points accès à distance plus robustes pour les personnes », a expliqué Wilkins. Avant la pandémie, des problèmes occasionnels de latence étaient acceptables. Lorsqu’ils impliquaient des employés travaillant à distance, ils étaient souvent causés ou aggravés par des variables locales, comme la bande passante du réseau domestique. Mais les plaintes ont pris de l’ampleur à mesure que la pandémie s’est étendue.

« Nous avons constaté que lorsque tout le monde a commencé à travailler à distance, la latence pour passer de la côte ouest aux centres de données était excessive », a déclaré Wilkins. Ogletree Deakins possède un bureau dans presque tous les grands centres urbains de la côte ouest, et de nombreux bureaux partagent des clients, en particulier les plus grands. Cela signifiait que le trafic réseau de ces utilisateurs de la côte ouest devait être acheminé vers les centres de données de Caroline, puis renvoyé vers le bureau susceptible de collaborer sur les mêmes données et documents.

Wilkins et son équipe d’infrastructure ont décidé d’ajouter un centre de données tertiaire via Microsoft Azure et de mettre en place deux points d’ accès à distance supplémentaires, dont un à Londres. La création de ces points de présence locaux (POP) rapprocherait certains services des utilisateurs, offrant un chemin plus direct vers les données dont ils ont besoin et améliorant la fiabilité.

Un déploiement clé en main

Le temps était compté, mais heureusement, Ogletree Deakins avait déjà une relation avec F5.

« Nous utilisons les équilibreurs de charge F5 sur site depuis de très nombreuses années », a déclaré Wilkins. « Nous étions novices en matière de solutions basées sur le cloud, mais nous avions vraiment besoin d’une solution rapide pour équilibrer la charge du cloud. Lorsque nous avons découvert que F5 fournissait ce type de produit d’équilibrage de charge cloud DNS de géodétection, cela n’a pas été un problème. Nous n’avons vraiment pas cherché ailleurs après ça.

Le service d’équilibrage de charge DNS de F5 Cloud Services répondait à tous les critères de l’entreprise, en fournissant un équilibrage de charge basé sur la géolocalisation, facile à utiliser, évolutif et abordable.

« Le prix est très raisonnable, compte tenu de ce pour quoi nous en avions besoin », a noté Wilkins. « Nous savions que nous pourrions continuer à nous développer grâce à cela, ce ne serait pas une tâche unique. »

La décision d’achat a évolué encore plus vite que le virus. L'équipe du compte local F5 a collaboré avec Dan Kuchem, spécialiste des services cloud F5. Du premier contact et des deux démonstrations à l’intégration et aux tests, la décision n’a pris que quelques semaines à la mi-mars, et la solution était en place début avril.

« Le processus d'exécution a été très rapide, le processus de configuration a été simple grâce aux conseils de Dan, et cela a fonctionné », a noté Wilkins, qui a également fait l'éloge des démonstrations de produits, de la documentation et du portail utilisateur. « C'était vraiment clé en main, prêt à l'emploi. »

Avantages

Assurer un accès rapide aux données

L'équilibrage de charge basé sur la géolocalisation de F5 Cloud Services a fourni l'accès à faible latence dont les employés d'Ogletree Deakins ont besoin, qu'ils se trouvent à proximité d'un centre de données ou qu'ils travaillent pour l'une des équipes de l'entreprise en Europe.

« Nous n’avons reçu aucune plainte de la part de nos utilisateurs finaux lorsqu’ils ne peuvent pas accéder aux données qu’ils souhaitent en temps voulu », a déclaré Wilkins. « Je pense que cela est en grande partie lié à la F5. »

100 % de disponibilité

Wilkins est également satisfait de la fiabilité du service. « Nous nous attendions à une disponibilité de 100 % sur tous les portails et services, et c'est formidable », a-t-il expliqué. « Très, très robuste. »

Il a ajouté : « Nous en sommes encore au début du processus de mise en place de logiciels en tant que service ou de plates-formes en tant que service dans nos initiatives cloud. Mais il fait exactement ce que nous devions faire, dès le départ. Nous avons même déjà effectué quelques mises à niveau. « Tout ce que nous avons fait jusqu'à présent a parfaitement fonctionné. »

Prêt à évoluer

Wilkins a noté que son équipe prend désormais en charge de nombreux postes de travail distants et qu’il s’attend à ce que davantage de postes soient pris en charge.

« Je pense que nous allons voir de plus en plus de gens se rendre compte des avantages du travail à distance », a expliqué Wilkins. « Il y a un sous-ensemble de nos collaborateurs – avocats, parajuristes – qui doivent se retrouver face à face avec les autres. Mais à part cela, je pense qu’une grande partie de notre base d’utilisateurs, ou du moins un pourcentage, restera à 100 % à distance l’année prochaine. »

Heureusement, l’expérience d’Ogletree Deakins avec F5 Cloud Services a contribué à fournir une expérience et une confiance utiles pour étendre davantage l’architecture de l’entreprise via le cloud, y compris des passerelles et des mesures supplémentaires pour traiter les points les plus subtils du RGPD au fil du temps. Wilkins a noté : « Ce n’est pas notre premier SaaS, mais ce ne sera certainement pas le dernier. »