Le cabinet d’avocats international Ogletree Deakins passe rapidement au télétravail grâce aux services cloud de F5

Masques. EPI. Procédures de désinfection. Le début de la pandémie de COVID-19 a soulevé de nouvelles problématiques pour les employeurs de toutes tailles, notamment la mise en place de nouvelles pratiques visant à assurer la sécurité des salariés et des clients, ainsi que de nouvelles préoccupations en matière de responsabilité juridique. Pour les aider à gérer ces nouveaux enjeux, les équipes d’Ogletree Deakins ont rapidement commencé à fournir à leurs clients un accompagnement et des ressources afin de protéger la santé et de prévenir les actions en justice.

Ogletree Deakins est un cabinet international spécialisé en droit du travail, qui compte plus de 800 avocats répartis dans 53 bureaux sur deux continents. Fort de 45 ans d’expérience et d’un chiffre d’affaires annuel supérieur à un demi-milliard de dollars, il accompagne les employeurs de toutes tailles, des conglomérats mondiaux aux petites entreprises, sur des questions de droit du travail allant des pratiques de recrutement et de l’accessibilité pour les personnes en situation de handicap à l’arbitrage et au contentieux, en passant par la conformité réglementaire et la sécurité au travail.

Mais alors même que le virus élargissait la notion de sécurité au travail, les équipes d’Ogletree Deakins du monde entier ont dû faire face aux mesures de confinement, aux quarantaines et à la nécessité de basculer massivement vers le télétravail. Si le travail à distance n’était pas inhabituel, il ne constituait pas pour autant la norme, notamment dans un secteur qui exige des contacts fréquents avec les clients, de la collaboration et le traitement d’une documentation considérable. Le cabinet a soudainement dû permettre à un bien plus grand nombre de collaborateurs de travailler à distance, tout en protégeant les informations hautement confidentielles de ses clients et en veillant au respect de réglementations strictes en matière de sécurité des données, notamment le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne.

Le défi

Les quelque 15 membres de l’équipe chargée de la mise en œuvre des solutions au sein du cabinet, qui fait partie d’un service informatique comptant plus de 100 personnes, savaient qu’ils étaient confrontés à un problème d’accès à distance. Terry Wilkins, responsable de la mise en œuvre des solutions, a indiqué que son équipe était chargée de prendre en charge « toute l’infrastructure en coulisses ».

« Jusqu’à récemment, nous ne disposions que de deux centres de données et, pour être franc, ils étaient géographiquement assez proches l’un de l’autre », a-t-il expliqué. Ces centres de données étaient gérés par des collaborateurs qui savaient qu’ils ne suffisaient plus.

« Nous avions besoin de points d’accès à distance plus robustes pour les utilisateurs », a expliqué Wilkins. Avant la pandémie, les problèmes de latence occasionnels étaient acceptables. Lorsqu’ils concernaient des employés en télétravail, ils étaient souvent causés ou aggravés par des facteurs locaux, comme la bande passante de leur réseau domestique. Mais à mesure que la pandémie prenait de l’ampleur, les plaintes se sont multipliées.

« Nous avons constaté que lorsque tout le monde s’est mis à travailler à distance, la latence entre la côte Ouest et les centres de données était excessive », a déclaré Wilkins. Ogletree Deakins possède un bureau dans presque toutes les grandes agglomérations de la côte Ouest, et de nombreux bureaux ont des clients en commun, en particulier les plus importants. Le trafic réseau de ces utilisateurs de la côte Ouest devait donc être acheminé vers les centres de données des Carolines, puis renvoyé vers le bureau qui collaborait éventuellement sur les mêmes données et documents.

Wilkins et son équipe chargée de l’infrastructure ont alors ajouté un troisième centre de données via Microsoft Azure et mis en place deux points d’accès à distance supplémentaires, dont un à Londres. La création de ces points de présence (PoP) locaux permettrait de rapprocher certains services des utilisateurs, en leur offrant un accès plus direct aux données dont ils avaient besoin et en améliorant la fiabilité.

Un déploiement clé en main

Le temps pressait, mais heureusement, Ogletree Deakins entretenait déjà une relation avec F5.

« Nous utilisons les répartiteurs de charge F5 sur site depuis de très nombreuses années », a déclaré Wilkins. « Nous découvrions tout juste les solutions cloud, mais nous avions vraiment besoin de trouver rapidement une solution pour répartir la charge dans le cloud. Lorsque nous avons appris que F5 proposait ce type de produit de répartition de charge DNS dans le cloud avec géolocalisation, le choix s’est imposé de lui-même. Après cela, nous n’avons vraiment pas cherché ailleurs. »

Le service DNS Load Balancer de F5 Cloud Services répondait à tous les critères de l’entreprise en offrant un équilibrage de charge basé sur la géolocalisation, facile à utiliser, évolutif et abordable.

« Le prix est très raisonnable compte tenu de l’usage que nous voulions en faire », a souligné Wilkins. « Et nous savions que cette solution pourrait continuer à accompagner notre croissance : ce ne serait pas une solution ponctuelle. »

La décision d’achat a été prise encore plus rapidement que ne se propageait le virus. L’équipe commerciale locale de F5 a collaboré avec Dan Kuchem, spécialiste des services cloud de F5. Entre la prise de contact initiale, les deux démonstrations, l’intégration et les tests, quelques semaines seulement se sont écoulées à partir de la mi-mars, et la solution était opérationnelle début avril.

« Le déploiement a été très rapide, la configuration s’est faite facilement grâce aux conseils de Dan, et tout a fonctionné immédiatement », a déclaré Wilkins, qui a également salué les démonstrations du produit, la documentation et le portail utilisateur. « C’était vraiment une solution clé en main, prête à l’emploi. »

Avantages

Garantir un accès rapide aux données

L’équilibrage de charge basé sur la géolocalisation de F5 Cloud Services offre aux collaborateurs d’Ogletree Deakins l’accès à faible latence dont ils ont besoin, qu’ils se trouvent à proximité d’un centre de données ou qu’ils travaillent au sein de l’une des équipes européennes du cabinet.

« Nous n’avons vraiment reçu aucune plainte de la part de nos utilisateurs finaux concernant l’impossibilité d’accéder rapidement aux données dont ils ont besoin », a déclaré Wilkins. « Je pense que c’est en grande partie grâce à F5. »

Disponibilité à 100 %

Wilkins se dit également satisfait de la fiabilité du service. « Une disponibilité de 100 % sur l’ensemble des portails et des services, c’est tout simplement ce à quoi nous nous attendions, et le résultat est excellent », a-t-il expliqué. « Une solution vraiment très robuste. »

Il a ajouté : « Nous n’en sommes encore qu’aux premières étapes de la mise en place de solutions Software as a Service ou Platform as a Service dans le cadre de nos initiatives cloud. Mais dès le départ, le service a répondu exactement à nos besoins. Nous avons même déjà effectué quelques mises à niveau. Jusqu’à présent, tout ce que nous avons fait a parfaitement fonctionné. »

Prêt à évoluer

Wilkins a indiqué que son équipe prend désormais en charge de nombreux postes de travail à distance et qu’il s’attend à ce que leur nombre augmente.

« Je pense que nous allons voir de plus en plus de personnes prendre conscience des avantages du télétravail, explique Wilkins. Une partie de nos collaborateurs — avocats et assistants juridiques — doivent rencontrer d’autres personnes en face à face. Mais à part eux, je pense qu’une grande partie de nos utilisateurs, ou du moins un certain pourcentage, continuera à travailler à 100 % à distance l’année prochaine. »

Heureusement, l’expérience acquise par Ogletree Deakins avec F5 Cloud Services lui a apporté des connaissances utiles et la confiance nécessaire pour continuer à étendre l’architecture du cabinet via le cloud, notamment en ajoutant des passerelles et en mettant progressivement en place des mesures pour répondre aux exigences plus précises du RGPD. Comme l’a souligné Wilkins : « Ce n’est pas notre premier SaaS, mais ce ne sera certainement pas le dernier. »