POLITIQUES

Politique de confidentialité de F5 relative aux Candidats

Politique de confidentialité de F5 relative aux Candidats

Publié: 18 April 2019
Mise à jour: 5 March 2020

F5, Inc. a préparé cette Politique de confidentialité de F5 relative aux Candidats (« Politique ») à fournir aux candidats à F5 et aux autres personnes dont nous traitons les données personnelles à des fins de recrutement (collectivement, les « Candidats »). La présente Politique a pour objectif de vous fournir des informations sur les catégories de données personnelles que nous pouvons collecter, traiter et utiliser pour ces finalités et sur les circonstances dans lesquelles nous pouvons les utiliser.

F5 doit traiter certaines données personnelles afin d’évaluer votre candidature et, si vous êtes embauché, de préparer votre emploi chez F5, comme prendre des dispositions pour vous payer et vous offrir des avantages. Il existe également des exigences statutaires et d’autres exigences contractuelles auxquelles nous devons nous conformer concernant votre candidature et tout processus d’embauche. Si nous ne sommes pas en mesure d’exécuter les activités de traitement que nous décrivons dans la présente Politique, il se peut que nous ne puissions pas évaluer votre candidature ou vous embaucher. Bien sûr, nous espérons que cela n’arrivera jamais, et nous tenterons d’en discuter avec vous d’abord si cela semble être une possibilité réelle, mais ce sont des informations que nous sommes obligés de vous fournir dans le cadre de cette Politique.

En vertu du règlement général sur la protection des données de l’UE (« RGPD ») et des lois similaires, dans la mesure où elles s’appliquent, F5 est un « responsable de traitement » de ces données, ce qui signifie que F5 sera directement responsable des opérations de traitement effectuées sur vos données personnelles. Lorsque nous disons « F5 » ou « nous » dans ce document, nous entendons l’entreprise du groupe F5 auprès de laquelle vous postulez ou qui vous recrute. De plus, vous verrez plusieurs références au « Groupe F5 », qui inclut toutes les autres entités F5 dans le monde.

Cette Politique ne garantit pas que vous serez embauché et, si vous êtes embauché, ce document ne fera pas partie de votre contrat de travail. Nous pouvons mettre à jour cette Politique de temps à autre, par exemple si nous mettons en œuvre de nouveaux systèmes ou processus qui impliquent l’utilisation de données personnelles d’une manière non décrite dans cette Politique.

1.  Quelles catégories de données personnelles F5 collecte-t-elle à mon sujet ?

F5 collectera, traitera et utilisera les catégories de données personnelles suivantes (que nous appelons collectivement les « Données du Candidat ») :

  • Vos données d’identification, qui incluent votre nom, citoyenneté, photo, données de passeport, statut d’immigration, informations sur les personnes à charge, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale, signature, ainsi que d’autres informations d’identification émises par le gouvernement.
  • Vos coordonnées, telles que votre adresse personnelle, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique.
  • Les informations relatives à vos études et à votre parcours professionnel, comme le poste, la dénomination de l’entreprise, le type d’employé, le niveau de gestion, la catégorie de temps (temps plein ou temps partiel et pourcentage), le lieu de travail, la division, le service, le niveau du poste, le responsable (nom et identité), les rôles de soutien, les dates de début et de fin, les précédentes expériences professionnelles (notamment l’historique de poste, l’historique des titres et les dates effectives), le CV, les résultats des tests de qualification, les antécédents scolaires, les compétences, les certifications, les résultats de la vérification des antécédents judiciaires (dans la mesure où la législation locale en vigueur le permet), les antécédents du travailleur (y compris les fichiers journaux des changements dans les bases de données des ressources humaines), les motifs de départ, et les autres renseignements issus des entretiens avec vous, vos références ou d’autres tiers.
  • Les données organisationnelles, y compris les identifiants des systèmes informatiques, les détails sur l’entreprise et les affectations des centres de coûts.
  • D’autres données que vous nous fournissez qui sontpertinentes à la relation de travail potentielle, y compris les informations recueillies à votre sujet lors d’entretiens avec vous.
  • D’autres données provenant de sources tierces pertinentes à la relation de travail potentielle, telles que, mais sans s’y limiter, les prestataires de tests de développement tiers, et comprenant des informations provenant d’autres entreprises du Groupe F5, de sources publiquement accessibles et de sources non accessibles publiquement, comme décrit plus en détail ci-dessous dans la section 4.

2.  Quelles sont les « Données Sensibles du Candidat » que F5 collecte et traite ?

En plus de la collecte, du traitement et de l’utilisation des Données du Candidat, et en fonction de l’avancement de votre candidature et des pays dans lesquels vous et F5 vous trouvez, F5 peut collecter, traiter et utiliser les catégories spéciales de données personnelles suivantes vous concernant, que nous qualifions de « Données Sensibles du Candidat » :

  • Les données médicales et de santé, dans la mesure où elles peuvent être partagées avec F5 conformément à la législation en vigueur, telles que les renseignements relatifs au handicap aux fins d’aménagements du processus d’entretien et sur le lieu de travail et de respect des obligations légales.
  • Les données relatives au casier judiciaire, si F5 a effectué ou a reçu les résultats de la vérification des antécédents judiciaires vous concernant, le cas échéant, et dans la mesure où ces vérifications sont autorisées en vertu de la législation locale en vigueur, et dans la mesure où elles correspondent au poste souhaité.
  • L’appartenance à un syndicat,lorsqu’elle est nécessaire pour aborder la législation du travail.
  • Les informations de classification légalement protégées, telles que la collecte facultative d’informations sur l’origine ethnique par les entités F5 aux États-Unis pour les emplois dans ce pays, dans le cadre de leur obligation légale de demander ces informations sur une base volontaire pour contrôler le respect de la législation sur l’égalité des chances.

3.  Pourquoi F5 doit-elle collecter et traiter les Données du Candidat et les Données Sensibles du Candidat me concernant ?

Nous collectons et utilisons les Données du Candidat et les Données Sensibles du Candidat pour diverses raisons liées à votre candidature (les « Finalités du Traitement »). Nous avons compilé une liste de ces raisons ainsi que des exemples de certaines des Données du Candidat utilisées pour chacune de ces Finalités du Traitement :

  • Évaluer votre candidature et y répondre, notamment en examinant votre parcours académique et professionnel, en facilitant les entretiens, en vérifiant vos recommandations ainsi que vos antécédents, et en vous informant des autres postes vacants chez nous susceptibles de vous intéresser. Il s’agit du traitement des données d’identification, des coordonnées et des informations relatives à votre parcours professionnel et, le cas échéant et lorsque la législation le permet, d’autres antécédents personnels, y compris des informations vous concernant que vous nous fournissez ou que nous collectons auprès de sources tierces.
  • Configurer votre emploi et les indemnités, notamment pour obtenir des visas de voyage ou de travail, et établir la rémunération et d’autres indemnités et prestations sociales. Il s’agit du traitement des données d’identification, des coordonnées, des renseignements relatifs à votre dossier de travail, votre salaire, vos prestations sociales et votre rémunération, ainsi que des données organisationnelles.
  • Mettre en place votre accès aux systèmes informatiques et au support pour vous permettre, à vous et à d’autres, d’effectuer votre travail en cas d’embauche, pour permettre à notre entreprise de fonctionner, pour nous permettre d’identifier et de résoudre les problèmes dans nos systèmes informatiques, et pour assurer la sécurité de nos systèmes. Cela implique le traitement des informations d’identification.
  • Se conformer aux lois applicables et aux exigences liées à l’emploi et préalables à celui-ci ainsi qu’à l’administration de ces exigences, comme l’impôt sur le revenu, les déductions de sécurité sociale et la législation relative à l’emploi et à l’immigration. Ceci implique le traitement des données d’identification, des coordonnées, des renseignements relatifs à votre parcours professionnel et des données organisationnelles et, le cas échéant et si cela est autorisé par la loi, d’autres antécédents personnels, y compris des informations vous concernant que vous nous fournissez ou que nous collectons auprès de sources tierces.
  • Surveiller et assurer le respect des politiques, procédures et lois applicables, y compris mener des enquêtes internes. Ceci implique le traitement des données d’identification, des coordonnées, des renseignements relatifs à votre parcours professionnel, des vérifications de vos antécédents judiciaires, votre salaire, vos prestations sociales et votre rémunération, des données organisationnelles et, le cas échéant et si cela est autorisé par la loi, d’autres antécédents personnels, y compris des informations vous concernant que vous nous fournissez ou que nous collectons auprès de sources tierces.
  • Communiquer avec vous, les employés de F5 et des tiers. Ceci implique le traitement des données d’identification, des coordonnées, des renseignements relatifs à votre parcours professionnel et des données organisationnelles et, le cas échéant et si cela est autorisé par la loi, d’autres antécédents personnels, y compris des informations vous concernant que vous nous fournissez ou que nous collectons auprès de sources tierces.
  • Répondre et se conformer aux demandes et exigences légales des autorités de réglementation ou d’autres autorités dans ou en dehors de votre pays d’origine. Ceci implique le traitement des données d’identification, des coordonnées, des informations relatives à votre parcours professionnel, votre salaire, vos prestations sociales et votre rémunération, des données organisationnelles et, le cas échéant et si cela est autorisé par la loi, d’autres antécédents personnels, y compris des informations vous concernant que vous nous fournissez ou que nous collectons auprès de sources tierces.
  • Se conformer aux responsabilités financières de l’entreprise, y compris les exigences en matière de vérification (interne et externe) et d’analyse et de contrôle des coûts et de la budgétisation. Il s’agit du traitement des données d’identification, des coordonnées, des renseignements relatifs à votre dossier de travail, votre salaire, vos prestations sociales et votre rémunération, ainsi que des données organisationnelles.

4.  Comment collectons-nous ces données ?

Dans la plupart des cas, F5 collecte des données personnelles directement auprès de vous. Par exemple, nous collectons généralement des Données du Candidat et des Données Sensibles du Candidat auprès de vous :

  • pendant le processus de recrutement, comme lors des entretiens.
  • en vue de la prise de fonction.  (Veuillez noter que les entreprises du Groupe F5 utilisent différentes politiques de confidentialité pour les données personnelles qu’elles détiennent concernant les personnes qui sont devenues des employés.) 

Parfois, F5 peut également recevoir des données personnelles vous concernant auprès de sources tierces, notamment :

  • d’autres entreprises du Groupe F5.
  • des consultants en recrutement, des recruteurs externes et d’autres sources de référence.
  • d’agences de vérification des antécédents judiciaires, si vous participez à un processus de vérification des antécédents judiciaires conformément à la législation locale.
  • d’autres Prestataires de Services (tels que définis dans la section 6 ci-dessous) qui nous aident dans les efforts de recrutement, comme une agence de voyages..
  • d’anciens employeurs.
  • d’autres recommandations que vous fournissez.
  • des sources accessibles au public, telles que votre profil LinkedIn professionnel, votre profil professionnel sur le site Web de votre employeur actuel, les biographies des conférenciers sur les sites Web des conférences professionnelles où vous avez parlé, les articles que vous avez publiés et les communiqués de presse ou autres annonces de l’entreprise.

5.  Pourquoi F5 doit-elle collecter, traiter et utiliser les Données du Candidat et les Données Sensibles du Candidat me concernant ?

F5 a besoin à la fois des Données du Candidat et des Données Sensibles du Candidat pour effectuer diverses activités liées à votre candidature et à votre emploi potentiel, conformément aux obligations de F5 découlant de l’évaluation de votre candidature et de votre emploi potentiel et aux activités de F5 en tant qu’entreprise.

Le cas échéant, certaines lois sur la protection des données en dehors des États-Unis nous obligent à vous expliquer les bases juridiques de notre collecte, de notre traitement et de notre utilisation de vos Données du Candidat et de vos Données Sensibles du Candidat. Nous en avons un certain nombre, alors pour vous assurer que vous avez une vue d’ensemble, nous les avons toutes énumérées ci-dessous :

Pour les Données Sensibles du Candidat, nos bases juridiques sont les suivantes :

  • Prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat de travail ou de vous faire signer un nouveau contrat avec vous.
  • Respecter les obligations légales, en particulier dans les domaines du droit du travail et de l'emploi, de la sécurité sociale et de la protection sociale, de la protection des données, du droit fiscal et du droit des sociétés.
  • L'intérêt légitime de F5 et de ses filiales.
  • Votre consentement, lorsque cela est approprié et autorisé par la législation locale relative à la protection des données.

Pour les données sensibles relatives au candidat, nos bases juridiques sont les suivantes :

  • Le consentement explicite tel qu’autorisé ou requis par la législation locale sur la protection des données.
  • Remplir les obligations et exercer les droits spécifiques de F5 ou de vous-même dans le domaine du droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale dans les limites autorisées par la législation locale sur la protection des données et/ou une convention collective spécifique.
  • L'établissement, l'exercice ou la défense d'actions en justice ou lorsque les tribunaux agissent dans l'exercice de leurs fonctions judiciaires.
  • Pour des raisons d'intérêt public importantes, dans la mesure permise par la législation locale sur la protection des données.
  • Pour l'évaluation de votre capacité de travail potentielle, conformément à la législation locale sur la protection des données.

Nous comprenons que cela fait beaucoup d’informations et nous voulons être aussi clairs que possible avec vous sur ce que tout cela signifie. Lorsque nous faisons référence à des « intérêts légitimes de F5 ou de tiers », cela peut inclure :

  • La mise en oeuvre et l'application d'une structure matricielle à l'échelle du groupe et le partage des informations à l'échelle du groupe.
  • La gestion des ressources humaines.
  • La sécurité sur le lieu de travail.
  • La prévention de la fraude, de l'utilisation abusive des systèmes informatiques de l'entreprise ou du blanchiment d'argent.
  • La sécurité physique, la sécurité informatique et des réseaux.
  • Répondre à certaines exigences juridiques nationales ou étrangères.
  • Les enquêtes internes.
  • La résolution des litiges.
  • Les fusions et acquisitions.

6.  Avec qui F5 peut-elle partager mes données personnelles ?

Comme indiqué précédemment, nous faisons partie du Groupe F5 mondial et plusieurs entités de ce groupe sont impliquées dans les Finalités du Traitement. Pour nous assurer que les Finalités du Traitement peuvent être réalisées, vos informations peuvent être partagées avec l’une des entités du Groupe F5. Cependant, lorsque nous partageons des données de la sorte, notre politique est de limiter les catégories de personnes ayant accès à ces données personnelles.

F5 peut transférer des données personnelles à des tiers, y compris à des entités à l’intérieur et à l’extérieur du Groupe F5 qui peuvent être basées dans n’importe quelle juridiction où les entités du Groupe F5 sont situées, pour les Finalités du Traitement comme suit : 

  • Au sein du Groupe F5. Étant donné que l’employeur F5 concerné fait partie d’un groupe plus large dont le siège social mondial est situé aux États-Unis, qui partage en partie la responsabilité de la gestion, des ressources humaines, des affaires juridiques, de la conformité, des finances et de la vérification, F5 peut transférer les Données du Candidat et les Données Sensibles du Candidat à F5, Inc. et aux autres entités du Groupe F5, qui peuvent utiliser, transférer et traiter ces données pour les Finalités du Traitement et conformément à la présente politique.
  • Communication avec des tiers. Si nécessaire, dans le cadre des opérations commerciales, les coordonnées de contact au travail, les coordonnées de communication et d’autres données personnelles peuvent être transférées à des partenaires commerciaux existants ou potentiels, des fournisseurs, des responsables gouvernementaux ou d’autres tiers, le cas échéant, aux fins de l’opération commerciale en question.
  • Organismes de réglementation, autorités et autres tiers. Si nécessaire, pour les Finalités du Traitement décrites ci-dessus, les données à caractère personnel peuvent être transférées aux organismes de réglementation, aux tribunaux et à d’autres autorités (par exemple, les autorités fiscales et chargées de l’application de la loi), aux conseillers externes indépendants (par exemple, les commissaires aux comptes et les conseillers juridiques), aux directeurs du Groupe F5, aux assureurs, aux prestataires sociaux, aux équipes de conformité interne et d’enquête (notamment aux conseillers externes nommés pour mener les enquêtes internes).
  • Entités acheteuses. Si l’entreprise F5 pour laquelle vous avez déposé votre candidature (ou un autre membre du Groupe F5 traitant vos données personnelles) est vendue ou transférée en tout ou en partie (ou si une telle vente ou un tel transfert est envisagé), vos données personnelles peuvent être transférées au nouvel employeur ou au nouvel employeur potentiel dans le cadre du transfert lui-même ou dans le cadre d’un examen initial pour ce transfert (diligence raisonnable), sous réserve des droits prévus par la législation en vigueur, notamment dans les juridictions où le nouvel employeur ou le nouvel employeur potentiel est établi.
  • Prestataires de Services. Comme cela est nécessaire pour les  Finalités du Traitement décrites ci-dessus, les données personnelles peuvent être partagées avec un ou plusieurs tiers, affiliés ou non, pour traiter les données personnelles selon des instructions appropriées (« Prestataires de Services »). Par exemple, les Prestataires de Services peuvent exécuter des instructions relatives à l’administration du recrutement, au soutien du système informatique, à la formation, à la conformité et à d’autres activités pertinentes aux Finalités du Traitement, et ils seront assujettis aux obligations contractuelles appropriées.

Nous sommes une entreprise internationale ayant son siège social aux États-Unis, et les filiales de F5 et les tiers avec lesquels nous partageons les Données du Candidat et les Données Sensibles du Candidat décrites dans la présente Politique de confidentialité sont situés aux États-Unis et ailleurs dans le monde, y compris dans les pays où les lois sur la protection de la confidentialité peuvent ne pas offrir une protection aussi étendue que dans votre pays. F5 se conforme aux exigences légales en matière de protection de la circulation transfrontalière des données, y compris en ayant recours à des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne ou en s’appuyant sur la participation de tiers au « Privacy Shield » des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis. Vous pouvez demander une copie des clauses contractuelles types en nous contactant comme décrit ci-dessous.

7.  Combien de temps F5 conserve-t-elle mes données personnelles ?

Nous avons pour politique de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour les Finalités du Traitement. Si mes données personnelles sont conservées au-delà de la durée de conservation normalement nécessaire, cette durée sera déterminée en fonction de la législation locale en vigueur.

8.  Quels sont mes droits concernant mes données personnelles ?

En vertu de certaines lois sur la protection des données telles que le RGPD, les candidats disposent d’un certain nombre de droits spéciaux en ce qui concerne leurs Données du Candidat et leurs Données Sensibles du Candidat. Ceux-ci peuvent varier d’un pays à l’autre et font généralement l’objet d’exceptions importantes, mais, lorsqu’ils s’appliquent, ils peuvent être résumés en termes généraux comme suit :

(i) Droit d’accès.

Il s’agit du droit de nous confirmer si vos données personnelles sont traitées et, le cas échéant, de demander l’accès à ces données, y compris les catégories de données personnelles traitées, la finalité du traitement, les destinataires ou les catégories de destinataires et d’autres informations concernant le traitement. Nous devons cependant tenir compte des intérêts des autres, quoiqu’il ne s’agisse pas d’un droit absolu, et dans certains cas autorisés par la loi, nous pouvons exiger des frais.

(ii) Droit de rectification.

Il s’agit du droit de rectifier des données personnelles inexactes ou incomplètes vous concernant.

(iii) Droit à l’effacement.

Il s’agit du droit de nous demander d’effacer certaines données personnelles vous concernant.

(iv) Droit à la limitation du traitement.

Il s’agit du droit de nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles.

(v) Droit à la portabilité des données.

Il s’agit du droit de recevoir certaines données personnelles vous concernant, que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et vous pouvez être en droit de faire transmettre les données à une autre entité.

(vi) Droit d’opposition.

Il s’agit du droit de vous opposer, pour des raisons liées à votre situation, au traitement de vos données personnelles, y compris leur profilage, par nous et nous pouvons être amenés à ne plus traiter vos données personnelles.

(vii) Droit de retirer son consentement.

Dans le cas où nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement, il s’agit du droit de retirer ce consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.  Lorsque nous devons obtenir votre consentement pour entreprendre le traitement, votre retrait de consentement peut affecter notre capacité à maintenir tout ou partie de notre relation avec vous, comme notre capacité à fournir certains avantages.  Nous serions heureux de discuter à l’avance de l’impact de votre retrait de consentement pour tout traitement particulier de vos données personnelles.

(viii) Droit de déposer plainte auprès d’une autorité de contrôle.

Vous êtes également en droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données, qui dépend du pays dans lequel vous vous trouvez. Si vous vous trouvez dans l’EEE, vous pouvez consulter une liste des autorités compétentes en matière de protection des données en cliquant ici.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section Comment nous contacter ci-après.

9.  Comment les informations sont-elles sécurisées ?

F5 utilise des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive et l’accès, la divulgation, la modification et la destruction non autorisés ou accidentels. Il s’agit notamment de politiques et de mesures techniques, physiques et organisationnelles permettant de sécuriser et de protéger les données personnelles.  Cependant, aucune sécurité n’est parfaite et nous ne promettons pas que les informations resteront toujours sécurisées.

10. Comment nous contacter ?

Si vous avez des préoccupations ou des questions concernant la présente Politique ou si vous souhaitez exercer des droits dont vous disposez en tant que personne concernée, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@f5.com ou :

Siège UE :
F5 Networks Limited
Attn : Privacy Office
Chertsey Gate West
43-47 London Street Chertsey
SURREY KT16 8AP
Royaume-Uni

F5, Inc.
Attn : Privacy Office
801 5th Ave Seattle, Seattle, WA 98104
États-Unis

Vous pouvez également contacter notre Délégué à la Protection des Données :

Dr Felix Wittern
Fieldfisher
Am Sandtorkai 68
20457 Hambourg
Allemagne
f5.dpo@fieldfisher.com

Les candidats à un emploi en Inde peuvent contacter notre agent de griefs (« Grievance Officer ») :

Malvieka Joshi
Hyderabad Office
Skyview Bldg 20
8TH Floor, Unit 801-804
SY NO 83/1
PLOT NO 22 23 24 31 32 33

Raidurgam Madhapur
Hyderabad
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Inde
m.joshi@f5.com