El bufete internacional Ogletree Deakins adopta rápidamente el trabajo remoto con los servicios en la nube de F5

Mascarillas. EPI. Procedimientos de desinfección. El inicio de la pandemia de COVID-19 ha planteado nuevos retos para empresas de todos los tamaños, entre ellos nuevas prácticas relacionadas con la seguridad de empleados y clientes, así como nuevas preocupaciones en materia de responsabilidad legal. Para ayudar a gestionar estos nuevos retos, los equipos de Ogletree Deakins comenzaron rápidamente a ofrecer a sus clientes apoyo y recursos para proteger la salud y evitar acciones legales.

Ogletree Deakins es un bufete internacional especializado en derecho laboral que cuenta con más de 800 abogados en 53 oficinas repartidas por dos continentes. Con 45 años de trayectoria y una facturación anual superior a los 500 millones de dólares, ayuda a empresas de todos los tamaños, desde conglomerados internacionales hasta pequeñas empresas, a abordar cuestiones de derecho laboral que abarcan desde las prácticas de contratación y la accesibilidad para personas con discapacidad hasta el arbitraje y los litigios, el cumplimiento normativo y la seguridad en el lugar de trabajo.

Pero, al mismo tiempo que el virus ampliaba el significado de la seguridad en el lugar de trabajo, los equipos de Ogletree Deakins de todo el mundo tuvieron que hacer frente a órdenes de confinamiento, cuarentenas y la necesidad de adoptar de forma generalizada el teletrabajo. Aunque trabajar a distancia no era algo inusual, tampoco era la norma, especialmente en un sector que requiere un contacto frecuente con los clientes, colaboración y grandes cantidades de documentación. De repente, el bufete tuvo que facilitar el teletrabajo a una escala mucho mayor, al tiempo que protegía la información altamente confidencial de sus clientes y garantizaba el cumplimiento de estrictas normativas de seguridad de los datos, incluido el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE.

El reto

Los aproximadamente 15 miembros del equipo de implementación de soluciones de la empresa, integrado en un departamento de TI con más de 100 empleados, sabían que se enfrentaban a un problema de acceso remoto. Terry Wilkins, responsable de Implementación de Soluciones, afirmó que su equipo se encarga de dar soporte a «toda la infraestructura que funciona entre bastidores».

«Hasta hace poco, solo teníamos dos centros de datos y, francamente, estaban ubicados físicamente bastante cerca el uno del otro», explicó. Esos centros de datos estaban gestionados por personal que sabía que ya no eran suficientes.

«Necesitábamos puntos de acceso remoto más sólidos para el personal», explicó Wilkins. Antes de la pandemia, los problemas ocasionales de latencia eran aceptables. Cuando afectaban a empleados que trabajaban a distancia, a menudo se debían a factores locales, como el ancho de banda de la red doméstica, o se veían agravados por ellos. Pero, a medida que la pandemia se extendía, las quejas se multiplicaron.

«Lo que descubrimos fue que, cuando todo el mundo empezó a trabajar en remoto, la latencia entre la costa oeste y los centros de datos era excesiva», afirmó Wilkins. Ogletree Deakins tiene una oficina en casi todos los grandes núcleos urbanos de la costa oeste, y muchas de ellas comparten clientes, especialmente los de mayor tamaño. Esto implicaba que el tráfico de red de los usuarios de la costa oeste tenía que dirigirse a los centros de datos de las Carolinas y, después, volver a la oficina que estuviera colaborando con ellos en los mismos datos y documentos.

Wilkins y su equipo de infraestructura añadieron un tercer centro de datos a través de Microsoft Azure y configuraron dos puntos de acceso remoto adicionales, uno de ellos en Londres. La creación de estos puntos de presencia (POP) locales permitiría acercar algunos servicios a los usuarios, ofreciéndoles una vía más directa para acceder a los datos que necesitaban y mejorando la fiabilidad.

Una implementación lista para usar

El tiempo apremiaba, pero, afortunadamente, Ogletree Deakins ya mantenía una relación con F5.

«Llevamos muchísimos años utilizando balanceadores de carga F5 en nuestras instalaciones», afirmó Wilkins. «No teníamos ninguna experiencia con las soluciones basadas en la nube, pero necesitábamos urgentemente una solución para equilibrar la carga en la nube. Cuando descubrimos que F5 ofrecía este tipo de producto de balanceo de carga en la nube mediante DNS con detección geográfica, la decisión fue obvia. A partir de ese momento, no buscamos ninguna otra alternativa».

El servicio DNS Load Balancer de F5 Cloud Services cumplía todos los criterios de la empresa, ya que ofrecía un equilibrio de carga basado en la geolocalización fácil de usar, escalable y asequible.

«El precio es muy razonable, teniendo en cuenta para qué lo necesitábamos», señaló Wilkins. «Y sabíamos que podríamos seguir creciendo con él; no sería algo de “usar y tirar”».

La decisión de compra avanzó incluso más rápido que el virus. El equipo local de cuentas de F5 colaboró con Dan Kuchem, especialista de F5 Cloud Services. Desde el contacto inicial y las dos demostraciones hasta la incorporación y las pruebas, el proceso de decisión duró apenas unas semanas a mediados de marzo, y la solución ya estaba implantada a principios de abril.

«La implementación fue muy rápida, el proceso de configuración resultó sencillo gracias a las indicaciones de Dan y todo funcionó a la perfección», señaló Wilkins, quien también elogió las demostraciones del producto, la documentación y el portal de usuario. «Era una solución prácticamente lista para usar desde el primer momento».

Ventajas

Proporcionar acceso oportuno a los datos

El balanceo de carga basado en la geolocalización de F5 Cloud Services ha proporcionado a los empleados de Ogletree Deakins el acceso de baja latencia que necesitan, tanto si se encuentran cerca de un centro de datos como si trabajan para uno de los equipos de la firma en Europa.

«La verdad es que no hemos recibido ninguna queja de nuestros usuarios finales por no poder acceder a tiempo a los datos que necesitan», afirmó Wilkins. «Creo que, en gran medida, se lo debemos a F5».

100 % de disponibilidad

Wilkins también está satisfecho con la fiabilidad del servicio. «Un tiempo de actividad del 100 % en todos los portales y servicios es básicamente lo que esperábamos, y ha sido estupendo», explicó. «Muy, muy sólido».

Añadió: «Aún estamos en las primeras fases del proceso de implantación de software como servicio o plataformas como servicio en nuestras iniciativas en la nube. Pero desde el primer momento hace exactamente lo que necesitábamos. Incluso ya hemos realizado algunas actualizaciones. Todo lo que hemos hecho hasta ahora ha funcionado a la perfección».

Preparado para escalar

Wilkins señaló que su equipo da soporte actualmente a muchos escritorios remotos y espera que haya más en el futuro.

«Creo que veremos cómo cada vez más personas se dan cuenta de las ventajas de trabajar a distancia», explicó Wilkins. «Hay un grupo de nuestros empleados —abogados y asistentes jurídicos— que tienen que reunirse presencialmente con otras personas. Pero, aparte de eso, creo que muchos de nuestros usuarios, o al menos un porcentaje de ellos, seguirán trabajando a distancia el 100 % del tiempo durante el próximo año».

Afortunadamente, la experiencia de Ogletree Deakins con F5 Cloud Services le ha proporcionado conocimientos útiles y la confianza necesaria para seguir ampliando la arquitectura del bufete a través de la nube, lo que incluye pasarelas adicionales y medidas para abordar con el tiempo aspectos más específicos del RGPD. Wilkins señaló: «No es nuestro primer SaaS, pero desde luego tampoco será el último».