La pandemia está acelerando el proceso de convertir todo tipo de actividades empresariales en capacidades digitales.
Es fácil apreciar el impacto de la transformación digital desde la perspectiva del consumidor. Los pagos digitales, ya sea a través de nuestro banco o de un servicio como PayPal o Venmo, se han vuelto tan habituales como lo era antes el efectivo. El confinamiento provocado por la pandemia de COVID-19 no ha hecho más que acelerar el ritmo al que utilizamos estos servicios.
Pero también ha acelerado los pagos digitales en el ámbito empresarial. Al fin y al cabo, las empresas siguen teniendo cuentas por pagar y por cobrar, estén o no abiertas al público.
El Estado de los pagos electrónicos de 2019 —esperaré un momento mientras se recupera de la sorpresa de que exista un informe así— ofrece una lista de los retos asociados al procesamiento manual de facturas que podría aplicarse a cualquier proceso manual. Los mismos retos asociados a los cambios de configuración en los servicios de aplicaciones de infraestructura también afectan a la empresa. La introducción manual de datos de cualquier tipo estará sujeta a errores humanos, y el personal de TI reconocerá lo engorrosos que resultan los largos ciclos de aprobación y gestión de excepciones.
El informe señala:
Según el estudio «2018 Future of Accounts Payable Study» de IOFM, para 2021, el 51 % de los profesionales de cuentas por pagar prevé que su departamento eliminará la mayoría de las facturas en papel que recibe actualmente de los proveedores. La automatización eliminará la mayoría de las tareas laboriosas asociadas al procesamiento de facturas, como la recepción y validación de facturas, la extracción de datos de cabecera y de partidas, la conciliación de facturas y órdenes de compra, el envío de facturas para su aprobación o la gestión de excepciones, y la carga de la información de las facturas aprobadas en un ERP y una aplicación de pagos.
Los beneficios van más allá del ahorro de tiempo y la reducción de errores. También incluyen «descuentos por pronto pago» y «mayores bonificaciones por el uso de tarjetas como porcentaje del gasto total».
No ocurre solo en el ámbito de las cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar también están sometidas a una presión considerable para digitalizarse, y hacerlo rápidamente. Un estudio reveló ineficiencias asombrosas que aún persistían en los procesos de facturación en 2019:
Un estudio de PYMNTS reveló que el 72,4 % aún recibe las facturas por correo postal, mientras que el 43,8 % las recibe por fax. Las facturas en papel son engorrosas y su procesamiento manual resulta caro: se tarda una media de seis días en procesarlas, con un coste de entre 16 y 22 dólares por factura.
Al margen de los costes de procesamiento, el impacto en las empresas se traduce en un freno al crecimiento. El informe señala además que, de media, una pequeña empresa tiene el 24 % de «sus ingresos mensuales inmovilizados en cuentas por cobrar, pagos aplazados o crédito comercial», y apunta como una de las causas la persistente dependencia de los cheques en papel como medio de pago.
Gracias al uso de la tecnología, la adopción de sistemas digitales de cuentas por pagar y por cobrar permitirá a las empresas lograr un ahorro considerable. Se optimizarán los procesos, un aspecto que, según nuestra investigación, predomina entre los beneficios que las organizaciones esperan obtener de sus iniciativas de transformación digital: la optimización de los procesos empresariales y de las TI.
Estas son solo dos de un centenar de capacidades digitales ocultas que quedan eclipsadas por sus homólogas más atractivas y orientadas al consumidor.
El papel de los servicios de aplicaciones
Es natural que veamos la transformación digital desde la perspectiva del consumidor, porque es la vertiente del negocio digital a la que estamos más expuestos. Aplicaciones bancarias. Aplicaciones de streaming. Aplicaciones de fitness. Aplicaciones de comercios minoristas.
Pero dentro de las empresas hay muchas más actividades empresariales que se están expresando —o se expresarán— como capacidades digitales mediante iniciativas de transformación. Muchas de ellas ofrecerán una interfaz a agentes externos a través de una aplicación o una API. Esto significa que será necesario supervisarlas, medirlas y protegerlas.
Al igual que sus homólogos orientados al consumidor, necesitarán servicios de aplicaciones que proporcionen esas capacidades y muchas más. Si el canal principal para procesar las cuentas por pagar —y, a la inversa, las cuentas por cobrar— no está disponible, la actividad empresarial se verá afectada. Los atacantes descubrirán rápidamente estas nuevas interfaces e intentarán aprovecharse de ellas, ya sea por diversión o con ánimo de lucro. El fraude será un problema que solo podrá resolverse mediante el análisis de datos en tiempo real, capaz de detectar los patrones y comportamientos que indican que una interacción no es legítima. Los cuellos de botella en los procesos se detectarán mediante los datos, no a través de informes de situación.
Los servicios de aplicaciones proporcionarán la visibilidad necesaria para garantizar que las capacidades digitales no se conviertan en disrupciones digitales. Cuanto más se articule el negocio a través de aplicaciones, más esenciales serán los servicios de aplicaciones, no solo para protegerlas y distribuirlas, sino también para proporcionar los datos necesarios con los que alimentar los servicios emergentes basados en IA que protegen, mejoran e impulsan el crecimiento del negocio.
Sobre el autor
Lori MacVittie es ingeniera distinguida y evangelista jefe en la Oficina del CTO de F5, y cuenta con una amplia experiencia en entrega de aplicaciones, estrategia de automatización e infraestructura. Es conocida por convertir la complejidad en claridad, ya sea definiendo mecanismos de protección para agentes de IA, analizando arquitecturas multinube frágiles o explorando los límites de los sistemas escalables. Aporta más de treinta años de experiencia en el sector en desarrollo de aplicaciones, arquitectura de TI y operaciones de redes y sistemas. Antes de incorporarse a F5, fue una galardonada editora de tecnología. MacVittie posee un máster en Informática y es una autora prolífica cuyas publicaciones abarcan la seguridad, la nube y la arquitectura empresarial. También es una apasionada de los juegos de mesa y los videojuegos, y expresa sin complejos sus firmes opiniones sobre el queso.
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