Escritório de advocacia global Ogletree Deakins faz uma rápida transição para o trabalho remoto com os serviços de nuvem da F5

Máscaras. EPIs. Procedimentos de desinfecção. O início da pandemia de COVID-19 trouxe novas questões para empregadores de todos os portes, incluindo novas práticas relacionadas à segurança de funcionários e clientes, bem como novas preocupações com responsabilidade jurídica. Para ajudar a lidar com essas novas questões, as equipes da Ogletree Deakins rapidamente começaram a oferecer aos clientes suporte e recursos para proteger a saúde e evitar ações judiciais.

A Ogletree Deakins é uma empresa internacional especializada em direito trabalhista, com mais de 800 advogados em 53 escritórios distribuídos por dois continentes. Com 45 anos de história e um faturamento anual superior a meio bilhão de dólares, ela auxilia empregadores de todos os portes, desde conglomerados globais até pequenas empresas, em questões de direito trabalhista que abrangem desde práticas de contratação e acessibilidade para pessoas com deficiência até arbitragem e litígios, conformidade regulatória e segurança no local de trabalho.

Mas, assim como o vírus ampliou o significado de segurança no local de trabalho, as equipes da Ogletree Deakins em todo o mundo enfrentaram ordens de permanência em casa, quarentenas e a necessidade de uma transição em massa para o trabalho remoto. Embora o trabalho remoto não fosse incomum, ele não era a norma — especialmente em um setor que exige contato frequente com clientes, colaboração e um grande volume de documentação. De repente, o escritório precisou viabilizar uma escala muito maior de trabalho remoto, ao mesmo tempo que protegia informações altamente confidenciais dos clientes e mantinha a conformidade com rigorosas regulamentações de segurança de dados, incluindo o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia.

O desafio

Os cerca de 15 integrantes da equipe de entrega de soluções da empresa, que faz parte de um departamento de TI com mais de 100 profissionais, sabiam que enfrentavam um problema de acesso remoto. Terry Wilkins, gerente de entrega de soluções, afirmou que sua equipe é responsável por dar suporte a “toda a infraestrutura nos bastidores”.

“Até recentemente, tínhamos apenas dois data centers e, para ser franco, eles ficavam fisicamente bem próximos um do outro”, explicou. Esses data centers eram gerenciados por uma equipe que sabia que eles já não eram suficientes.

“Precisávamos de pontos de acesso remoto mais robustos para as pessoas”, explicou Wilkins. Antes da pandemia, problemas ocasionais de latência eram aceitáveis. Quando afetavam funcionários trabalhando remotamente, muitas vezes eram causados ou agravados por fatores locais, como a largura de banda da rede doméstica. Mas, à medida que a pandemia avançava, as reclamações se intensificaram.

“O que constatamos foi que, quando todos começaram a trabalhar remotamente, a latência entre a Costa Oeste e os data centers era excessiva”, disse Wilkins. A Ogletree Deakins tem um escritório em praticamente todos os grandes centros urbanos da Costa Oeste, e muitos deles compartilham clientes, sobretudo os de maior porte. Isso significava que o tráfego de rede desses usuários da Costa Oeste precisava ser direcionado aos data centers nas Carolinas e, depois, retornar ao escritório que estivesse colaborando com os mesmos dados e documentos.

Wilkins e sua equipe de infraestrutura decidiram adicionar um terceiro data center por meio do Microsoft Azure e configurar dois pontos adicionais de acesso remoto, incluindo um em Londres. A criação desses pontos de presença (POPs) locais deixaria alguns serviços mais próximos dos usuários, proporcionando um caminho mais direto para os dados de que precisavam e aumentando a confiabilidade.

Uma implantação pronta para uso

O tempo era crucial, mas, felizmente, a Ogletree Deakins já tinha um relacionamento com a F5.

“Usamos balanceadores de carga F5 em nossas instalações há muitos e muitos anos”, disse Wilkins. “Não tínhamos nenhuma experiência com soluções baseadas em nuvem, mas precisávamos urgentemente de uma solução para o balanceamento de carga na nuvem. Quando descobrimos que a F5 oferecia esse tipo de produto de balanceamento de carga em nuvem via DNS com detecção geográfica, a escolha foi óbvia. Depois disso, realmente não procuramos nenhuma outra opção.”

O serviço DNS Load Balancer do F5 Cloud Services atendeu a todos os critérios da empresa, oferecendo balanceamento de carga baseado em geolocalização, fácil de usar, escalável e acessível.

“O preço é bastante razoável, considerando a finalidade para a qual precisávamos da solução”, observou Wilkins. “E sabíamos que poderíamos continuar crescendo com ela — não seria algo para usar uma única vez.”

A decisão de compra avançou ainda mais rápido do que o vírus. A equipe local de contas da F5 colaborou com Dan Kuchem, especialista em F5 Cloud Services. Do contato inicial e das duas demonstrações até a integração e os testes, a decisão levou apenas algumas semanas, em meados de março, e a solução já estava implementada no início de abril.

“Foi tudo muito rápido. O processo de configuração foi simples com as orientações que o Dan nos deu, e simplesmente funcionou”, observou Wilkins, que também elogiou as demonstrações do produto, a documentação e o portal do usuário. “Era uma solução praticamente pronta para uso, desde o primeiro momento.”

Benefícios

Garantindo acesso oportuno aos dados

O balanceamento de carga baseado em geolocalização do F5 Cloud Services proporcionou o acesso de baixa latência de que os funcionários da Ogletree Deakins precisam, estejam eles próximos a um data center ou trabalhando em uma das equipes da empresa na Europa.

“Realmente não recebemos nenhuma reclamação dos nossos usuários finais sobre não conseguirem acessar os dados de que precisam em tempo hábil”, afirmou Wilkins. “Acredito que grande parte disso se deve à F5.”

100% de disponibilidade

Wilkins também está satisfeito com a confiabilidade do serviço. “Basicamente, esperávamos 100% de disponibilidade em todos os portais e serviços, e tem sido excelente”, explicou. “Muito, muito robusto.”

Ele acrescentou: “Ainda estamos no início do processo de implementação de Software como Serviço ou Plataforma como Serviço em nossas iniciativas de nuvem. Mas a solução fez exatamente o que precisávamos desde o primeiro momento. Já fizemos até algumas atualizações. Tudo o que fizemos até agora funcionou perfeitamente.”

Pronto para escalar

Wilkins observou que sua equipe atualmente oferece suporte a muitos desktops remotos e espera que esse número aumente.

“Acho que veremos cada vez mais pessoas perceberem os benefícios do trabalho remoto”, explicou Wilkins. “Há um grupo entre nossos funcionários — advogados e assistentes jurídicos — que precisa estar presencialmente diante de outras pessoas. Mas, fora isso, acredito que grande parte da nossa base de usuários, ou pelo menos uma parcela dela, continuará trabalhando 100% remotamente no próximo ano.”

Felizmente, a experiência da Ogletree Deakins com o F5 Cloud Services ajudou a proporcionar conhecimento prático e confiança para ampliar ainda mais a arquitetura do escritório por meio da nuvem, incluindo gateways adicionais e medidas para tratar, ao longo do tempo, de aspectos mais específicos do GDPR. Wilkins observou: “Não é nosso primeiro SaaS, mas definitivamente não será o último.”