Una oficina en las nubes

Jay KelleyGerente sénior de marketing de producto | F5

Microsoft Office es una de las suites de software de productividad empresarial más implantadas y utilizadas de todos los tiempos. Sigue siendo esencial para empresas de todo el mundo, a pesar de la creciente presión competitiva de numerosas soluciones SaaS de productividad «nativas de la nube» que pretenden sustituirla.

Office lleva ya algún tiempo disponible como servicio bajo la modalidad de Office 365. En los últimos dos años, Microsoft ha avanzado enormemente en las funcionalidades, la seguridad y las capacidades de gestión de Office 365. Esto ha llevado a empresas de todo el mundo a dar el salto desde la relativa comodidad de la solución local a la oferta basada en la nube. Todo apunta a que Microsoft conservará su liderazgo en productividad empresarial, mientras la adopción de Office 365 en las empresas sigue acelerándose a un ritmo récord.

Pero ¿por qué?

Algunas organizaciones migran a Office 365 porque los usuarios están familiarizados con las aplicaciones de Microsoft Office. Esta familiaridad reduce la necesidad de formación, las llamadas al servicio de asistencia y otros recursos, lo que permite ahorrar tiempo y dinero.

Para otras organizaciones, la razón es que Office 365 mejora la colaboración, independientemente de dónde se encuentren los usuarios, mediante soluciones líderes del mercado basadas en la nube, como SharePoint Online y Skype for Business. Office 365 facilita que los compañeros de trabajo compartan información y contenido mientras trabajan en tiempo real desde distintas ubicaciones y dispositivos.

Para muchas organizaciones, es un hecho evidente que Microsoft Office 365 aumenta la productividad de los usuarios. Office 365 permite a los usuarios trabajar en cualquier momento y lugar, desde prácticamente cualquier dispositivo. Esta capacidad beneficia tanto a la organización como al usuario, ya que dejan de estar atados a un escritorio, una oficina, una conexión de red por cable o incluso a su propio centro de datos. Por fin pueden tener su oficina en la nube.

Sin embargo, como ocurre con todo, también hay desafíos.

Uno de los primeros retos a los que probablemente se enfrente una organización cuando decida migrar a Office 365 será determinar la arquitectura y el modelo de implementación más adecuados para satisfacer (y, con suerte, superar) las necesidades de sus usuarios y de la propia organización. ¿Debería migrar por completo a la nube? O, como alternativa, ¿sería mejor optar por una solución híbrida, en la que la organización mantuviera algunas funciones de Office en sus propias instalaciones, como Microsoft Exchange y el correo electrónico de los usuarios, e implementara Office 365 para que estos pudieran trabajar de forma productiva en cualquier momento y lugar?

Las empresas también deben encontrar el equilibrio adecuado entre usabilidad y seguridad. A medida que las organizaciones migran a Office 365, su control sobre los datos —incluso los críticos y confidenciales— puede verse reducido. Ahora, sus datos viajan continuamente entre la nube y dispositivos de usuario que pueden encontrarse en cualquier lugar y conectarse a través de prácticamente cualquier red, incluidas redes Wi-Fi públicas no seguras.

Sin embargo, un reto constante es mantener el control de la organización sobre la identidad y el acceso de los usuarios, los puntos de entrada a las aplicaciones basadas en la nube. Una organización puede querer habilitar un inicio de sesión único (SSO) sencillo y fluido para los usuarios que accedan a Office 365 desde sus instalaciones. No obstante, cuando ese mismo usuario se encuentre fuera de la oficina, la organización puede querer establecer un punto de control de autenticación multifactor (MFA), basado en la ubicación del usuario, el tipo de dispositivo, la conexión y otros atributos, antes de que se le permita acceder a Office 365.

Microsoft ofrece tres modelos de identidad diferentes para Office 365:

1. Identidad en la nube permite crear y administrar un usuario en Office 365, cuya identidad se almacena en Microsoft Azure Active Directory, que también verifica su contraseña.
2. Identidad sincronizada administra la identidad del usuario desde un servidor local, lo que permite al usuario introducir la contraseña en el entorno local, mientras que la cuenta de usuario y los hashes de contraseña se sincronizan con Office 365, donde se verifica la contraseña en Azure Active Directory.
3. Identidad federada, el método más popular para acceder de forma segura a Office 365, es similar a la identidad sincronizada, pero la verificación de la contraseña del usuario la realiza un proveedor de identidades local sin sincronizar el hash de la contraseña con Azure Active Directory. Esto permite controlar de forma segura las credenciales de los usuarios. Con la identidad federada, se reduce el riesgo derivado de la pérdida o el robo de credenciales y se simplifica considerablemente la integración con métodos de MFA nuevos o existentes.

Una de las principales razones de la popularidad de la identidad federada es que la mayoría de las organizaciones son muy reacias a compartir fuera de la organización y de su centro de datos seguro su repositorio de credenciales de usuario, que constituye, en esencia, las claves de las identidades de una organización y, por tanto, de sus datos. La mayoría de las organizaciones consideran necesario mantener un control absoluto sobre las credenciales de sus usuarios. Prefieren gestionar la identidad de los usuarios desde un servidor local e incluso evitar el envío de datos con hash de las cuentas de usuario y contraseñas fuera de su perímetro seguro. Optan por que las contraseñas de los usuarios sean verificadas por un proveedor de identidades (IdP) SAML local, como un IdP de terceros o los Servicios de federación de Active Directory de Microsoft (ADFS).

No se pierda nuestro próximo artículo sobre Office 365, en el que analizaremos si Microsoft ADFS es el IdP adecuado para su organización. Además, obtenga más información sobre cómo proteger el acceso a Office 365 con F5.

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