Die internationale Anwaltskanzlei Ogletree Deakins stellt mit F5 Cloud Services schnell auf mobiles Arbeiten um

Masken. Persönliche Schutzausrüstung. Desinfektionsmaßnahmen. Mit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie sahen sich Arbeitgeber jeder Größe mit neuen Herausforderungen konfrontiert, darunter neue Maßnahmen zum Schutz von Beschäftigten und Kunden sowie neue Haftungsrisiken. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, begannen die Teams von Ogletree Deakins umgehend damit, ihre Mandanten mit Beratung und Ressourcen zu unterstützen, um die Gesundheit zu schützen und rechtlichen Schritten vorzubeugen.

Ogletree Deakins ist eine internationale, auf Arbeitsrecht spezialisierte Kanzlei mit mehr als 800 Anwälten in 53 Niederlassungen auf zwei Kontinenten. Mit 45 Jahren Erfahrung und einem jährlichen Honorarumsatz von mehr als einer halben Milliarde US-Dollar unterstützt sie Arbeitgeber jeder Größe – von globalen Konzernen bis hin zu kleinen Unternehmen – bei arbeitsrechtlichen Fragen, die von Einstellungsverfahren und Barrierefreiheit über Schieds- und Gerichtsverfahren sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur Sicherheit am Arbeitsplatz reichen.

Doch ebenso wie das Virus die Bedeutung von Arbeitssicherheit erweiterte, sahen sich die Teams von Ogletree Deakins weltweit mit Ausgangsbeschränkungen, Quarantänemaßnahmen und der Notwendigkeit konfrontiert, in großem Umfang auf die Arbeit im Homeoffice umzustellen. Zwar war mobiles Arbeiten nicht ungewöhnlich, doch es war keineswegs die Norm – nicht in einer Branche, die häufigen Kundenkontakt, Zusammenarbeit und eine umfangreiche Dokumentation erfordert. Die Kanzlei musste plötzlich deutlich mehr mobiles Arbeiten ermöglichen und zugleich hochvertrauliche Mandantendaten schützen sowie die strengen Datenschutzvorschriften einhalten, darunter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU.

Die Herausforderung

Den rund 15 Mitgliedern des Solution-Delivery-Teams des Unternehmens, das Teil einer mehr als 100 Personen starken IT-Abteilung ist, war bewusst, dass sie vor einem Problem mit dem Fernzugriff standen. Terry Wilkins, Solutions Delivery Manager, erklärte, sein Team sei für die Betreuung „der gesamten Infrastruktur im Hintergrund“ verantwortlich.

„Bis vor Kurzem hatten wir nur zwei Rechenzentren, die sich, offen gesagt, räumlich ziemlich nah beieinander befanden“, erklärte er. Diese Rechenzentren wurden von Mitarbeitern verwaltet, denen bewusst war, dass sie nicht mehr ausreichten.

„Wir brauchten leistungsfähigere Fernzugriffspunkte für unsere Mitarbeiter“, erklärte Wilkins. Vor der Pandemie waren gelegentliche Latenzprobleme noch hinnehmbar. Wenn sie bei Mitarbeitern im Homeoffice auftraten, wurden sie häufig durch lokale Gegebenheiten wie die Bandbreite des Heimnetzwerks verursacht oder verschärft. Doch mit der Ausbreitung der Pandemie wurden die Beschwerden immer lauter.

„Wir stellten fest, dass die Latenzzeiten für die Verbindung von der Westküste zu den Rechenzentren übermäßig hoch waren, als alle begannen, im Homeoffice zu arbeiten“, sagte Wilkins. Ogletree Deakins unterhält in nahezu jedem größeren Ballungszentrum an der Westküste eine Niederlassung, und viele Niederlassungen betreuen dieselben Mandanten, insbesondere größere Unternehmen. Das bedeutete, dass der Netzwerkverkehr dieser Nutzer an der Westküste zunächst zu den Rechenzentren in Carolina und anschließend zurück zu der jeweiligen Niederlassung geleitet werden musste, die möglicherweise gemeinsam an denselben Daten und Dokumenten arbeitete.

Wilkins und sein Infrastrukturteam richteten über Microsoft Azure ein drittes Rechenzentrum sowie zwei zusätzliche Remote-Zugangspunkte ein, darunter einen in London. Durch diese lokalen Points of Presence (PoPs) rückten einige Dienste näher an die Nutzer heran. So erhielten sie einen direkteren Zugriff auf die benötigten Daten, und die Zuverlässigkeit wurde verbessert.

Eine schlüsselfertige Bereitstellung

Die Zeit drängte, doch glücklicherweise unterhielt Ogletree Deakins bereits eine Geschäftsbeziehung zu F5.

„Wir setzen bereits seit vielen Jahren lokale Load Balancer von F5 ein“, so Wilkins. „Cloudbasierte Lösungen waren für uns völliges Neuland, aber wir brauchten dringend eine Lösung für den Lastausgleich in der Cloud. Als wir erfuhren, dass F5 ein solches cloudbasiertes DNS-Load-Balancing-Produkt mit geografischer Standorterkennung anbietet, war die Entscheidung klar. Danach haben wir uns eigentlich gar nicht mehr nach anderen Anbietern umgesehen.“

Der DNS Load Balancer Service von F5 Cloud Services erfüllte alle Kriterien des Unternehmens und bot einen geolokalisierungsbasierten Lastenausgleich, der benutzerfreundlich, skalierbar und kostengünstig war.

„Der Preis ist angesichts unseres Einsatzzwecks sehr angemessen“, so Wilkins. „Und wir wussten, dass die Lösung mit uns weiterwachsen kann – sie würde keine einmalige Angelegenheit bleiben.“

Die Kaufentscheidung fiel sogar noch schneller, als sich das Virus ausbreitete. Das lokale F5 Account-Team arbeitete mit Dan Kuchem, einem Spezialisten für F5 Cloud Services, zusammen. Vom ersten Kontakt über zwei Demos bis hin zum Onboarding und zu den Tests vergingen ab Mitte März nur wenige Wochen, und Anfang April war die Lösung bereits implementiert.

„Die Umsetzung ging sehr schnell, die Einrichtung war dank Dans Anleitung unkompliziert, und es funktionierte einfach“, so Wilkins, der auch die Produktdemos, die Dokumentation und das Benutzerportal lobte. „Es war direkt nach dem Auspacken praktisch sofort einsatzbereit.“

Vorteile

Zeitnahen Zugriff auf Daten ermöglichen

Das geolokalisierungsbasierte Load Balancing von F5 Cloud Services ermöglicht den Mitarbeitern von Ogletree Deakins den benötigten Zugriff mit geringer Latenz – unabhängig davon, ob sie sich in unmittelbarer Nähe eines Rechenzentrums befinden oder für eines der europäischen Teams der Kanzlei arbeiten.

„Wir haben von unseren Endnutzern wirklich keine Beschwerden darüber erhalten, dass sie nicht rechtzeitig auf die gewünschten Daten zugreifen konnten“, so Wilkins. „Ich denke, das ist zu einem großen Teil F5 zu verdanken.“

100 % Verfügbarkeit

Wilkins ist auch mit der Zuverlässigkeit des Dienstes zufrieden. „Eine Verfügbarkeit von 100 % über alle Portale und Dienste hinweg entspricht im Grunde unseren Erwartungen, und das hat hervorragend funktioniert“, erklärte er. „Sehr, sehr robust.“

Er fügte hinzu: „Bei unseren Cloud-Initiativen stehen wir mit der Einrichtung von Software as a Service oder Platform as a Service noch ganz am Anfang. Aber die Lösung erfüllt von Anfang an genau unsere Anforderungen. Wir haben sogar bereits einige Upgrades durchgeführt. Alles, was wir bisher gemacht haben, hat einwandfrei funktioniert.“

Bereit für die Skalierung

Wilkins merkte an, dass sein Team inzwischen viele Remote-Desktops betreut, und er rechnet damit, dass es noch mehr werden.

„Ich denke, wir werden erleben, dass immer mehr Menschen die Vorteile der Arbeit im Homeoffice erkennen“, erklärte Wilkins. „Ein Teil unserer Mitarbeiter – Anwälte und Rechtsanwaltsfachangestellte – muss anderen persönlich gegenüberstehen. Aber abgesehen davon glaube ich, dass viele unserer Nutzer oder zumindest ein gewisser Prozentsatz auch im nächsten Jahr zu 100 % im Homeoffice arbeiten werden.“

Glücklicherweise hat Ogletree Deakins durch die Erfahrungen mit F5 Cloud Services wertvolle Erkenntnisse gewonnen und das nötige Vertrauen aufgebaut, um die Architektur der Kanzlei künftig weiter über die Cloud auszubauen. Dazu gehören zusätzliche Gateways und Maßnahmen, mit denen sich im Laufe der Zeit auch Detailfragen der DSGVO angehen lassen. Wilkins erklärte: „Es ist nicht unsere erste SaaS-Lösung, aber ganz sicher auch nicht unsere letzte.“