Die globale Anwaltskanzlei Ogletree Deakins stellt mit F5 Cloud Services schnell auf Remote-Arbeit um

Masken. Persönliche Schutzausrüstung. Desinfektionsverfahren. Der Ausbruch der COVID-19-Pandemie hat für Arbeitgeber jeder Größenordnung neue Probleme aufgeworfen, darunter neue Praktiken im Zusammenhang mit der Sicherheit von Mitarbeitern und Kunden sowie neue Haftungsbedenken. Um die neuen Probleme in den Griff zu bekommen, begannen die Teams bei Ogletree Deakins rasch damit, ihren Kunden Unterstützung und Ressourcen bereitzustellen, um ihre Gesundheit zu schützen und rechtliche Schritte zu verhindern.

Ogletree Deakins ist ein Spezialist für internationales Arbeitsrecht mit über 800 Anwälten in 53 Büros auf zwei Kontinenten. Mit seiner 45-jährigen Geschichte und einem jährlichen Umsatz von über einer halben Milliarde Dollar unterstützt das Unternehmen Arbeitgeber aller Größenordnungen – vom globalen Großkonzern bis zum Kleinbetrieb – bei arbeitsrechtlichen Fragen, die von Einstellungspraktiken und Zugang für Behinderte bis hin zu Schlichtung und Gerichtsverfahren, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Sicherheit am Arbeitsplatz reichen.

Doch gerade als durch das Virus die Bedeutung von Sicherheit am Arbeitsplatz erweitert wurde, sahen sich die Teams von Ogletree Deakins auf der ganzen Welt mit Ausgangssperren, Quarantänen und der Notwendigkeit konfrontiert, massiv auf Homeoffice umzusteigen. Zwar war Fernarbeit nichts Ungewöhnliches, aber auch nicht die Norm – jedenfalls nicht in einer Branche, die häufigen Kundenkontakt, Zusammenarbeit und Unmengen an Dokumentation erfordert. Das Unternehmen musste plötzlich deutlich mehr Fernarbeit ermöglichen und gleichzeitig streng vertrauliche Kundeninformationen schützen und die Einhaltung strenger Datensicherheit , darunter der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU, gewährleisten.

Die Herausforderung

Die etwa 15 Mitglieder des Lösungsbereitstellungsteams des Unternehmens, die Teil einer über 100-köpfigen IT-Belegschaft sind, wussten, dass sie mit einem Fernzugriff konfrontiert waren. Terry Wilkins, Solutions Delivery Manager, sagte, sein Team sei für die Unterstützung „der gesamten Infrastruktur hinter den Kulissen“ verantwortlich.

„Bis vor Kurzem hatten wir nur zwei Rechenzentren, und ehrlich gesagt lagen sie physisch ziemlich nahe beieinander“, erklärte er. Diese Rechenzentren wurden von Mitarbeitern verwaltet, die wussten, dass sie nicht mehr ausreichten.

„Wir brauchten robustere Fernzugriff -Zugriffspunkte für die Leute“, erklärte Wilkins. Vor der Pandemie waren gelegentliche Latenzprobleme akzeptabel. Bei Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiteten, wurden die Probleme häufig durch lokale Variablen wie die Bandbreite eines Heimnetzwerks verursacht oder verschärft. Doch mit der Ausbreitung der Pandemie wurden die Beschwerden immer lauter.

„Wir stellten fest, dass die Latenzzeit von der Westküste zu den Rechenzentren übermäßig groß war, als alle begannen, aus der Ferne zu arbeiten“, sagte Wilkins. Ogletree Deakins unterhält in nahezu jedem größeren Ballungszentrum an der Westküste ein Büro, und viele Büros, insbesondere größere, teilen sich die Klienten. Das bedeutete, dass der Netzwerkverkehr dieser Westküstenbenutzer zu den Rechenzentren in Carolina und dann zurück zu dem Büro geleitet werden musste, das möglicherweise an denselben Daten und Dokumenten zusammenarbeitete.

Wilkins und sein Infrastrukturteam fügten über Microsoft Azure ein tertiäres Rechenzentrum hinzu und richteten zwei zusätzliche Fernzugriff Zugriffspunkte ein, darunter einen in London. Durch die Erstellung dieser lokalen Präsenzpunkte (POPs) wären einige Dienste näher an den Benutzern, könnten ihnen einen direkteren Weg zu den benötigten Daten bieten und die Zuverlässigkeit verbessern.

Eine schlüsselfertige Bereitstellung

Die Zeit war von entscheidender Bedeutung, aber glücklicherweise hatte Ogletree Deakins bereits eine Beziehung zu F5.

„Wir verwenden F5-Load Balancer seit vielen, vielen Jahren vor Ort“, sagte Wilkins. „Cloud-basierte Lösungen waren für uns völlig neu, aber wir brauchten dringend schnell eine Lösung zum Lastenausgleich in der Cloud. Als wir herausfanden, dass F5 diese Art von Geo-Sensing-DNS-Cloud-Load-Balancing-Produkt bereitstellt, war die Entscheidung klar. Danach haben wir wirklich nirgendwo anders mehr gesucht.“

Der DNS Load Balancer-Dienst von F5 Cloud Services erfüllte alle Kriterien des Unternehmens und bot einen geolokalisierungsbasierten Lastenausgleich, der einfach zu verwenden, skalierbar und erschwinglich war.

„Wenn man bedenkt, wofür wir es brauchten, ist der Preis sehr angemessen“, bemerkte Wilkins. „Und wir wussten, dass wir damit weiter wachsen konnten – es würde nicht nach dem Motto ‚einmal und fertig‘ laufen.“

Die Kaufentscheidung erfolgte sogar noch schneller als das Virus. Das lokale F5-Account-Team arbeitete mit Dan Kuchem zusammen, einem Spezialisten für F5-Cloud-Services. Vom Erstkontakt über zwei Demos bis hin zum Onboarding und Testen vergingen nur wenige Wochen bis zur Entscheidung Mitte März und Anfang April war die Lösung im Einsatz.

„Es ging alles sehr schnell, mit Dans Anleitung war die Einrichtung ganz einfach und es hat einfach funktioniert“, bemerkte Wilkins, der auch die Produktdemos, die Dokumentation und das Benutzerportal lobte. „Es war sofort schlüsselfertig und einsatzbereit.“

Vorteile

Zeitnahen Zugriff auf Daten ermöglichen

Der auf Geolokalisierung basierende Lastausgleich der F5 Cloud Services hat den Mitarbeitern von Ogletree Deakins den Zugriff mit geringer Latenz ermöglicht, den sie benötigen, unabhängig davon, ob sie sich in derselben Straße wie ein Rechenzentrum befinden oder für eines der Teams des Unternehmens in Europa arbeiten.

„Wir haben von unseren Endbenutzern wirklich keine Beschwerden darüber erhalten, dass sie nicht rechtzeitig auf die gewünschten Daten zugreifen können“, sagte Wilkins. „Ich denke, das hat viel mit F5 zu tun.“

100 % Betriebszeit

Auch mit der Zuverlässigkeit des Dienstes ist Wilkins zufrieden. „Eine Verfügbarkeit von 100 % über alle Portale und Dienste hinweg entspricht im Wesentlichen unseren Erwartungen und ist großartig“, erklärte er. „Sehr, sehr robust.“

Er fügte hinzu: „Wir stehen bei der Einführung von Software as a Service bzw. Platforms as a Service in unseren Cloud-Initiativen noch am Anfang. Aber es macht auf Anhieb genau das, was wir tun mussten. Wir haben sogar schon einige Upgrades durchgeführt. Alles, was wir bisher getan haben, hat perfekt funktioniert.“

Bereit zur Skalierung

Wilkins merkte an, dass sein Team jetzt viele Remote-Desktops unterstützt und er erwartet, dass noch mehr dazukommen.

„Ich denke, wir werden sehen, dass immer mehr Menschen die Vorteile der Fernarbeit erkennen“, erklärte Wilkins. „Ein Teil unserer Mitarbeiter – Anwälte, Anwaltsgehilfen – muss anderen von Angesicht zu Angesicht gegenübertreten. Aber ansonsten denke ich, dass ein Großteil unserer Nutzerbasis, oder zumindest ein Prozentsatz, bis ins nächste Jahr zu 100 % remote bleiben wird.“

Glücklicherweise hat Ogletree Deakins durch seine Erfahrungen mit F5 Cloud Services nützliche Erfahrungen und Vertrauen gesammelt, um die Architektur des Unternehmens über die Cloud weiter auszubauen, einschließlich zusätzlicher Gateways und Maßnahmen, um im Laufe der Zeit Feinheiten der DSGVO zu berücksichtigen. Wilkins bemerkte: „Es ist nicht unser erstes SaaS, aber es wird definitiv nicht unser letztes sein.“