Die Pandemie beschleunigt den Prozess, Geschäftsaktivitäten aller Art in digitale Kompetenzen umzuwandeln.
Aus Verbrauchersicht sind die Auswirkungen der digitalen Transformation leicht zu erkennen. Digitale Zahlungen, ob über unsere Bank oder einen Dienst wie PayPal oder Venmo, sind inzwischen so alltäglich, wie es Bargeld früher war. Der Lockdown infolge der COVID-19-Pandemie hat die Nutzung solcher Dienste nur noch weiter beschleunigt.
Doch auch auf Unternehmensseite hat dies den digitalen Zahlungsverkehr beschleunigt. Schließlich haben Unternehmen weiterhin Verbindlichkeiten und Forderungen, unabhängig davon, ob sie für die Öffentlichkeit geöffnet sind oder nicht.
Der State of ePayables 2019 – ich warte einen Moment, bis Sie Ihre Überraschung darüber überwunden haben, dass es einen solchen Bericht tatsächlich gibt – enthält eine Liste von Herausforderungen bei der manuellen Rechnungsverarbeitung, die sich auf jeden manuellen Prozess übertragen lassen. Dieselben Herausforderungen, die mit Konfigurationsänderungen bei Anwendungsdiensten in der gesamten Infrastruktur verbunden sind, machen auch dem Unternehmen zu schaffen. Bei jeder Art von manueller Dateneingabe können menschliche Fehler auftreten, und IT-Fachleute kennen nur zu gut die Probleme langwieriger Genehmigungs- und Ausnahmeprozesse.
In dem Bericht heißt es:
Laut der IOFM-Studie „Future of Accounts Payable“ aus dem Jahr 2018 gehen 51 Prozent der Fachkräfte in der Kreditorenbuchhaltung davon aus, dass ihre Abteilung bis 2021 den Großteil der Papierrechnungen abschaffen wird, die sie derzeit von Lieferanten erhält. Durch Automatisierung werden die meisten aufwendigen Schritte der Rechnungsverarbeitung entfallen, darunter der Eingang und die Validierung von Rechnungen, die Extraktion von Kopf- und Positionsdaten, der Abgleich von Rechnungen und Bestellungen, die Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung oder Klärung von Ausnahmefällen sowie die Übertragung der Daten genehmigter Rechnungen in ein ERP- und Zahlungssystem.
Der Nutzen liegt nicht nur in der Zeitersparnis und der Vermeidung von Fehlern, sondern auch in „Skonti bei frühzeitiger Zahlung“ und „höheren Kartenrabatten als Anteil an den Gesamtausgaben“.
Das gilt nicht nur für die Kreditorenseite. Auch die Debitorenbuchhaltung steht unter erheblichem Druck, ihre Prozesse zu digitalisieren – und zwar schnell. Untersuchungen haben erschreckende Ineffizienzen aufgedeckt, die 2019 in den Rechnungsstellungsprozessen noch immer bestanden:
Untersuchungen von PYMNTS ergaben, dass 72,4 Prozent Rechnungen noch immer per Post erhalten, während 43,8 Prozent Rechnungen per Fax empfangen. Papierrechnungen sind umständlich und ihre manuelle Bearbeitung ist teuer: Sie dauert durchschnittlich sechs Tage und kostet 16 bis 22 US-Dollar pro Rechnung.
Abgesehen von den Bearbeitungskosten wird dadurch auch das Unternehmenswachstum gebremst. Der Bericht stellt ferner fest, dass bei einem durchschnittlichen Kleinunternehmen 24 % „seines monatlichen Umsatzes in Außenständen, Zahlungszielen oder Lieferantenkrediten gebunden sind“, und führt als mögliche Ursache an, dass für Zahlungen weiterhin auf Schecks in Papierform zurückgegriffen wird.
Durch den Einsatz von Technologie können Unternehmen mit der Einführung einer digitalen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung erhebliche Einsparungen erzielen. Prozesse werden optimiert – ein Thema, das unseren Untersuchungen zufolge bei den Vorteilen, die sich Unternehmen von ihren Initiativen zur digitalen Transformation erhoffen, im Vordergrund steht: die Optimierung von Geschäftsprozessen und IT.
Dies sind nur zwei von hundert verborgenen digitalen Fähigkeiten, die von ihren glamouröseren, verbraucherorientierten Pendants in den Schatten gestellt werden.
Die Rolle von Anwendungsdiensten
Es ist nur natürlich, dass wir die digitale Transformation aus der Perspektive der Verbraucher betrachten, denn mit dieser Seite des digitalen Geschäfts kommen wir am häufigsten in Berührung. Banking-Apps. Streaming-Apps. Fitness-Apps. Shopping-Apps.
Doch innerhalb von Unternehmen gibt es noch viele weitere Geschäftsaktivitäten, die im Rahmen von Transformationsinitiativen als digitale Funktionen umgesetzt werden oder künftig umgesetzt werden sollen. Viele davon werden externen Beteiligten über eine Anwendung oder eine API eine Schnittstelle bieten. Das bedeutet, dass sie überwacht, gemessen und geschützt werden müssen.
Wie ihre auf Verbraucher ausgerichteten Pendants werden auch sie Anwendungsdienste benötigen, um diese Funktionen bereitzustellen – und noch mehr. Wenn Ihr primärer Kanal für die Verarbeitung von Verbindlichkeiten – beziehungsweise von Forderungen – nicht verfügbar ist, wird sich das auf den Geschäftsbetrieb auswirken. Angreifer werden diese neuen Schnittstellen schnell entdecken und versuchen, sie auszunutzen – sei es zum Spaß oder aus Profitgründen. Betrug wird zu einem Problem, das sich nur durch die Echtzeitanalyse von Daten lösen lässt, mit der sich Muster und Verhaltensweisen erkennen lassen, die darauf hindeuten, dass eine Interaktion nicht legitim ist. Prozessengpässe werden anhand von Daten und nicht durch Statusberichte aufgedeckt.
Anwendungsdienste sorgen für die nötige Transparenz, damit digitale Funktionen nicht zu digitalen Störungen führen. Je stärker Geschäftsprozesse über Anwendungen abgebildet werden, desto wichtiger werden Anwendungsdienste – nicht nur für deren Absicherung und Bereitstellung, sondern auch für die Bereitstellung der Daten, die neue KI-basierte Dienste benötigen, um das Unternehmen zu schützen, zu stärken und sein Wachstum zu fördern.
Über den Autor
Lori MacVittie ist Distinguished Engineer und Chief Evangelist im Office of the CTO von F5 und verfügt über umfassende Expertise in den Bereichen Anwendungsbereitstellung, Automatisierungsstrategie und Infrastruktur. Sie ist dafür bekannt, Komplexität verständlich zu machen – ob sie Leitplanken für KI-Agenten definiert, fragile Multicloud-Architekturen analysiert oder die Grenzen skalierbarer Systeme auslotet. Sie verfügt über mehr als dreißig Jahre Branchenerfahrung in der Anwendungsentwicklung, IT-Architektur sowie im Netzwerk- und Systembetrieb. Bevor sie zu F5 kam, war sie als mehrfach ausgezeichnete Technologie-Redakteurin tätig. MacVittie hat einen Masterabschluss in Informatik und ist eine produktive Autorin, deren Veröffentlichungen die Bereiche Sicherheit, Cloud und Unternehmensarchitektur abdecken. Außerdem spielt sie leidenschaftlich gern Brett- und Videospiele und vertritt mit voller Überzeugung klare Ansichten zum Thema Käse.
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