Unternehmenszahlungen werden im Zuge von COVID-19 digital
Die Pandemie beschleunigt den Prozess der Digitalisierung aller Geschäftsaktivitäten.
Aus Verbrauchersicht sind die Auswirkungen der digitale Transformation leicht zu erkennen. Digitale Zahlungen, ob über unsere Bank oder über einen Dienst wie PayPal oder Venmo, sind so alltäglich geworden wie früher Bargeld. Der Shutdown aufgrund der COVID-19-Pandemie hat die Geschwindigkeit, mit der wir solche Dienste nutzen, nur noch beschleunigt.
Aber auch auf Unternehmensseite hat es den digitalen Zahlungsverkehr beschleunigt. Denn schließlich haben Unternehmen auch dann noch Verbindlichkeiten und Forderungen, wenn sie für die Öffentlichkeit zugänglich sind oder nicht.
Der „State of ePayables 2019“ – ich warte einen Moment, bis Sie Ihre Überraschung über die Existenz eines solchen Berichts überwunden haben – bietet eine Liste der Herausforderungen im Zusammenhang mit der manuellen Rechnungsverarbeitung, die auf jeden manuellen Prozess angewendet werden könnten. Die gleichen Herausforderungen im Zusammenhang mit Konfigurationsänderungen bei Application plagen auch das Unternehmen. Bei jeder Art manueller Dateneingabe können menschliche Fehler auftreten und die IT-Mitarbeiter wissen, wie schmerzhaft langwierige Genehmigungs- und Ausnahmezyklen sind.
Im Bericht heißt es:
Laut der IOFM-Studie „Future of Accounts Payable“ aus dem Jahr 2018 gehen 51 Prozent der Kreditorenbuchhalter davon aus, dass ihre Abteilung bis 2021 den Großteil der Papierrechnungen, die sie derzeit von Lieferanten erhält, eliminieren wird. Durch die Automatisierung entfallen die meisten mühsamen Schritte im Zusammenhang mit der Rechnungsverarbeitung. Dazu gehören der Rechnungseingang und die Prüfung, die Extraktion von Kopf- und Positionsdaten, der Abgleich von Rechnungen und Bestellungen, die Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung oder Ausnahmebehandlung und das Hochladen von Informationen zu genehmigten Rechnungen in eine ERP- und Application.
Der Nutzen liegt nicht nur in der Zeitersparnis und der Vermeidung von Fehlern. Dies gilt auch für „Rabatte bei frühzeitiger Zahlung“ und „höhere Kartenrabatte als Gesamtprozentsatz der Ausgaben“.
Es geht nicht nur um die Zahlungsseite. Auch im Debitorenbereich besteht erheblicher Druck, die Digitalisierung voranzutreiben – und zwar schnell. Untersuchungen haben ergeben, dass es im Jahr 2019 immer noch erschreckende Ineffizienzen bei den Rechnungsstellungsprozessen gibt:
Untersuchungen von PYMNTS haben ergeben, dass 72,4 Prozent ihre Rechnungen immer noch per Post erhalten, während 43,8 Prozent sie per Fax erhalten. Die manuelle Bearbeitung physischer Rechnungen ist umständlich und teuer. Die Bearbeitung dauert durchschnittlich sechs Tage und kostet 16 bis 22 US-Dollar pro Rechnung.
Abgesehen von den Verarbeitungskosten bestehen die Auswirkungen auf das Geschäft darin, das Wachstum zu behindern. Der Bericht stellt außerdem fest, dass bei einem durchschnittlichen Kleinunternehmen 24 % „seines monatlichen Umsatzes in Forderungen, Zahlungszielen oder Handelskrediten stecken“, und sieht als eine der Ursachen dafür die anhaltende Abhängigkeit von Schecks als Zahlungsmittel.
Durch den Einsatz von Technologie können Unternehmen mit der Einführung einer digitalen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung erhebliche Einsparungen erzielen. Prozesse werden optimiert; ein Thema, das unseren Untersuchungen zufolge die Vorteile dominiert, die Unternehmen sich von ihren Initiativen zur digitale Transformation erhoffen: Geschäftsprozess- und IT-Optimierung.
Dies sind nur zwei von hundert verborgenen digitalen Fähigkeiten , die von ihren glamouröseren, verbraucherorientierten Gegenstücken in den Schatten gestellt werden.
Die Rolle von Anwendungsdiensten
Es ist ganz natürlich, dass wir die digitale Transformation aus der Perspektive des Verbrauchers betrachten, denn das ist die Seite des digitalen Geschäfts, der wir am stärksten ausgesetzt sind. Banking-Apps. Streaming-Apps. Fitness-Apps. Einzelhandels-Apps.
Doch unternehmensintern gibt es noch viele weitere Geschäftsaktivitäten, die durch Transformationsinitiativen als digitale Fähigkeiten zum Ausdruck kommen oder kommen werden. Viele von ihnen stellen über eine Application oder eine API eine Schnittstelle zu externen Komponenten dar. Das bedeutet, dass sie überwacht, gemessen und geschützt werden müssen.
Wie ihre kundenorientierten Kollegen werden sie Application benötigen, um diese und weitere Funktionen bereitzustellen. Wenn Ihr primärer Kanal zur Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung – und umgekehrt auch der Debitorenbuchhaltung – nicht verfügbar ist, wird dies Ihr Geschäft beeinträchtigen. Angreifer werden diese neuen Schnittstellen schnell entdecken und versuchen, sie auszunutzen – sei es zum Spaß oder zum Profit. Betrug ist ein Problem, das nur durch eine Echtzeitanalyse der Daten gelöst werden kann. Dadurch lassen sich Muster und Verhaltensweisen erkennen, die darauf hinweisen, dass eine Interaktion nicht legitim ist. Prozessengpässe werden über Daten entdeckt, nicht über Statusberichte.
Application bieten die nötige Transparenz, um sicherzustellen, dass digitale Fähigkeiten nicht zu digitalen Störungen führen. Je stärker Geschäfte über Applications abgewickelt werden, desto wichtiger werden Application – nicht nur für deren Sicherung und Bereitstellung, sondern auch für die Bereitstellung der Daten, die für die Entwicklung neuer KI-basierter Dienste erforderlich sind, die das Geschäft schützen, verbessern und ausbauen.