Während der COVID-19-Pandemie haben die meisten Unternehmen ihren Beschäftigten, Auftragnehmern und anderen Personen – im Grunde ihrer gesamten Belegschaft – entweder vorgeschrieben oder dringend empfohlen, nicht zu pendeln oder ins Büro zu kommen, sondern stattdessen von zu Hause aus (im Homeoffice) oder mobil zu arbeiten.
Dieser Ansatz zur „Abflachung der Kurve“ ist eine Möglichkeit, wie die Welt gemeinsam versucht, die Auswirkungen des sich rasch ausbreitenden Coronavirus einzudämmen, bevor Krankenhäuser, medizinisches Personal und Rettungskräfte überlastet werden.
Weltweit stehen viele Unternehmen vor einer ähnlichen Herausforderung: Wie können Dutzende, Hunderte oder Tausende von Beschäftigten, die vor Ort arbeiten, unverzüglich ins Homeoffice wechseln – unabhängig davon, ob sie zuvor jemals von zu Hause aus gearbeitet haben? Für F5 bedeutete dies insbesondere, die Beschäftigten am Hauptsitz in Seattle (einem der ersten COVID-19-Hotspots in den USA) sowie die Büroangestellten an mehr als 80 Standorten in über 40 Ländern weltweit zu unterstützen. In jeder dieser Regionen herrschen unterschiedliche Gefährdungsstufen, die sich aus den sich rasch ändernden Daten und den neuen Vorgaben der Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden ergeben.
Dieser Artikel beleuchtet die Aktivitäten des Technology-Services-Teams bei F5 im Verlauf des März 2020 genauer. Um die Beschäftigten, ihre Familien und unsere Gemeinschaften zu schützen, wies die Führung von F5 unsere weltweit mehr als 5.000 Mitarbeitenden aufgrund der sich rasant ausbreitenden Coronavirus-Pandemie an, im Homeoffice zu arbeiten. Diese Einzelheiten werden nicht nur für die Nachwelt festgehalten oder um zu veranschaulichen, wie sehr sich das Unternehmen seinen Kunden verpflichtet fühlt, sondern auch als eine Art übertragbare Blaupause für andere Regionen der Welt, die gerade erst mit dieser Umstellung begonnen haben, sowie als Orientierungshilfe für die künftige Krisenvorsorge.
Bleiben Sie proaktiv
Die überwiegende Mehrheit der F5-Mitarbeiter ist vom ersten Tag an für die Arbeit im Homeoffice ausgestattet. Sie erhalten einen Laptop, auf dem der BIG-IP Access Policy Manager (APM)-Client, unsere Zugriffsverwaltungslösung, bereits vorinstalliert und einsatzbereit ist. BIG-IP APM ermöglicht den Remotezugriff über SSL VPN, Web Access Management (WAM) und Identity Aware Proxy (IAP) und bietet damit Zero-Trust-Zugriff auf Anwendungen. Zudem überprüft die Lösung den Sicherheitsstatus der Benutzergeräte, bevor sie dem Benutzer und seinem Gerät Zugriff auf eine Anwendung (IAP) oder das Unternehmensnetzwerk (SSL VPN) gewährt. Während der Anwendungs- oder Netzwerksitzung wird das Gerät des Benutzers außerdem fortlaufend auf die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien überwacht.
In den ersten Wochen der Krise unternahm das F5 Technology Services-Team entschlossene Anstrengungen, um proaktiv auf die Pandemie zu reagieren. Als sich COVID-19 in China zunehmend ausbreitete, spielte das Technology Services-Team von F5 eine entscheidende Rolle dabei, die Kommunikation mit anderen internen F5-Teams anzustoßen – darunter das Office of the Chief Digital Information Officer, das Team für Führungskräftekommunikation, das Incident Response Team (IRT) und interne IT-Teams. Ziel war es, sie über die sich entwickelnde Lage zu informieren und einen kontinuierlichen Austausch über Maßnahmen zur Bewältigung der sich verschärfenden Krise sicherzustellen.
Während sich das Coronavirus rasch von China auf andere Länder Asiens ausbreitete, begann F5 Technology Services damit, ausreichende Kapazitäten für den Fernzugriff sicherzustellen. Dabei wurde insbesondere geprüft, ob die Bandbreite der Internetanbindung von F5 und die Anzahl der zugewiesenen VPN-Sitzungen für die Region ausreichten. Das Team überwachte die Auslastung (und tut dies weiterhin) und ging gemeldeten Problemen aktiv nach. Darüber hinaus stellte Technology Services den in Asien tätigen Mitarbeitenden VoIP-Softwaretelefone zur Verfügung, damit sie aus der Ferne arbeiten und zugleich weiterhin das unternehmenseigene Telefonsystem von F5 nutzen konnten.
Folgen Sie den Daten
Nachdem COVID-19 in den USA und Kanada nachgewiesen worden war, führte das F5 Technology Services-Team eine ähnliche Kapazitätsprüfung für Nord-, Mittel- und Südamerika sowie für Europa, den Nahen Osten und Afrika durch. Die Analyse der Ergebnisse ergab, dass die Internetbandbreite für das F5-Rechenzentrum in Seattle erhöht werden musste. Der Ausbau der Internetbandbreite wurde beschleunigt, um ausreichende Kapazitäten sicherzustellen und den Büroangestellten am größten Unternehmensstandort, dem F5 Tower in der Innenstadt von Seattle, einen schnellen Wechsel ins Homeoffice und zur Remote-Arbeit zu ermöglichen. Gleichzeitig trennte das Technology Services-Team besonders bandbreitenintensive Dienste vom Datenverkehr der im Homeoffice und remote arbeitenden Beschäftigten. So wurde beispielsweise die Produkt-Build-Pipeline von F5 auf Cloud-Marktplätze und cloudbasierte Backups umgeleitet, um Engpässe bei der Bandbreite zu minimieren.
In anderen Märkten wurde ein ähnlicher Ansatz verfolgt. Nach der Analyse der Kapazitätsdaten für Europa, den Nahen Osten und Afrika (EMEA) stellte das F5 Technology Services-Team fest, dass die bestehende Bereitstellung von BIG-IP APM wahrscheinlich nicht ausreichen würde, um den potenziellen Bedarf von F5-Mitarbeitern und Auftragnehmern zu decken, die während der COVID-19-Pandemie von zu Hause oder einem anderen Ort aus arbeiteten. Aufgrund dieser Analyse implementierte und aktivierte das Team kurzfristig eine neue BIG-IP APM-Instanz im Londoner Rechenzentrum von F5 und stellte sie F5-Mitarbeitern und Auftragnehmern in der gesamten EMEA-Region zur Verfügung. Auf diese Weise stellte das F5 Technology Services-Team sowohl ausreichende Kapazitäten als auch Redundanz für die Region sicher.
Als in EMEA die Vorgaben zur Remote-Arbeit umgesetzt wurden, identifizierte das F5 Technology Services-Team wichtige Gruppen in der Region, die eine leistungsfähigere und zuverlässigere Unterstützung für die Remote-Telefonie benötigten. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, konnte das Team diese wichtigen Gruppen schnell auf die Microsoft Teams-Implementierung von F5 migrieren. F5 gehört zu den frühen Anwendern der Telefoniefunktion von Teams, sodass die betreffenden Gruppen in EMEA nun Softphones auf ihren Computern oder Mobilgeräten nutzen können.
Das Unerwartete erkennen
Während das F5 Technology Services-Team schnell und effizient auf die Vorgaben zur Arbeit im Homeoffice oder aus der Ferne reagierte, stellte es sich zugleich der Herausforderung, die Überwachung und Alarmierung zu automatisieren. Das Team nutzte bestehende Monitoring-Plattformen, um automatische Warnmeldungen zur Auslastung der Internetbandbreite in den F5-Rechenzentren und an den APM-Standorten einzurichten. Darüber hinaus erstellte es spezielle Auslastungsdiagramme, um besonders datenintensiven oder starken Datenverkehr über die Internetverbindungen des Unternehmens zu verfolgen, etwa durch Zoom-Videokonferenzen, Build-Pipelines und Cloud-Backups.
Doch wie bei jeder Bereitstellung ist nicht alles völlig reibungslos verlaufen. Die meisten eingereichten und derzeit bearbeiteten Support-Tickets betreffen jedoch die Kapazitäten lokaler Internetanbieter und nicht die Ressourcen von F5. Zwar war es mitunter schwierig festzustellen, wo bei einem konkreten Problem eines Benutzers der Engpass liegt, doch das Team arbeitet weiterhin an den auftretenden Problemen.
Hinzu kommen neue praktische Herausforderungen, etwa die Frage, wie sich Arbeiten vor Ort (Hardwareprobleme, physische Installationen, Anforderungen an Heizung, Lüftung und Klimatisierung usw.) mit der Vorgabe zur Fernarbeit vereinbaren lassen, sowie Schwierigkeiten bei der Verfügbarkeit von Anbietern.
Darüber hinaus gab es grundlegende logistische Herausforderungen dabei, Mitarbeitenden, die an eine Büroumgebung gewöhnt sind, die Umstellung auf die Arbeit im Homeoffice zu erleichtern. Viele dieser Herausforderungen betrafen die physische Ausstattung und die Anpassung von Prozessen, die zuvor vor Ort durchgeführt wurden, wie etwa das Onboarding neuer Mitarbeitender. In vielen F5-Niederlassungen, insbesondere an Standorten mit vor Ort tätigen Mitarbeitenden der Technology Services, erhalten neue Mitarbeitende Laptops, die in der Regel vom dortigen Personal eingerichtet werden. Da nun jedoch alle Tätigkeiten aus der Ferne ausgeführt werden und alle Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten, muss das Onboarding neuer Mitarbeitender remote erfolgen, sobald sie ihre gesamte Ausstattung erhalten haben.
Bereiten Sie sich auf Ausnahmen vor
So sieht die im US-Bundesstaat Washington erlassene Ausgangsbeschränkung beispielsweise eine Ausnahmeregelung für kritische Geschäftsfunktionen vor. Dadurch konnten Freiwillige aus dem F5 Technology Services-Team in begrenztem Umfang ins Büro gehen, um Laptops für neue Mitarbeitende vorzubereiten und an alle neu eingestellten Personen in den USA zu versenden. Dieses ausschließlich aus Freiwilligen bestehende Team konnte sicherstellen, dass neue Mitarbeitende sofort arbeitsfähig waren, ohne dass sich ihr Onboarding oder die Aufgaben, für die sie eingestellt wurden, verzögerten.
Nicht nur das F5 Technology Services Team hat Außergewöhnliches geleistet, um sicherzustellen, dass die Belegschaft des Unternehmens in dieser besonderen Zeit produktiv bleiben kann. Das F5 Revenue Operations Team war beispielsweise besorgt darüber, ausgerechnet während des so wichtigen Quartalsabschlusses von zu Hause aus arbeiten zu müssen. Daher arbeitete es mit dem Technology Services Team zusammen, um die vorhandene Büroausstattung als Komplettpakete verpacken zu lassen, sodass die jeweiligen Arbeitsumgebungen bei Bedarf zu Hause so genau wie möglich nachgebildet werden konnten. In einigen Fällen transportierte der Leiter des Revenue Operations Teams diese „Büropakete“ sogar in seinem SUV!
Bleiben Sie trotz Isolation sozial verbunden
Die Schlüssel für einen reibungslosen Wechsel von einer bürobasierten zu einer im Homeoffice oder an anderen Orten arbeitenden Belegschaft – bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung des Betriebs und der Produktivität – sind Kommunikation und Zusammenarbeit. Das Team von F5 Technology Services nutzt zahlreiche Kommunikationsformen, um sicherzustellen, dass Aufgaben effektiv bearbeitet werden. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Textes arbeitet das Team mindestens zweimal täglich in Live-Stand-up-Meetings zusammen. So können sich die Teammitglieder austauschen, über ihre aktuellen Aufgaben berichten, bei Bedarf um Unterstützung bitten und Erfolge feiern. Zur Nachverfolgung von Aufgaben nutzen sie visuelle Taskboards. Es gibt sogar virtuelle Happy Hours, bei denen sich die nun im Homeoffice oder an anderen Orten arbeitenden Beschäftigten austauschen können, während sie (und ihre Familien) diese ungewöhnlichen Zeiten gemeinsam meistern.
Die COVID-19-Pandemie hat eine neue Arbeitsrealität geschaffen – praktisch über Nacht. Dank eines großartigen Technology-Services-Teams und unserer weltweiten Belegschaft konnte sich F5 schnell an diese neue Welt anpassen. Weltweit finden Unternehmen wie F5 neue Wege, um Flexibilität und innovative Zusammenarbeit als zentrale Elemente der Unternehmenskultur zu stärken. Code verbindet uns alle, während wir im Homeoffice und von anderen Orten aus arbeiten. So bleiben wir produktiv, während wir uns isolieren, um uns selbst, unsere Gemeinschaften und die Welt als Ganzes zu schützen.
Weitere Informationen dazu, wie F5 Unternehmen dabei unterstützen kann, die aktuellen Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen, finden Sie auf der COVID-19-spezifischen Seite zur Geschäftskontinuität des Unternehmens.
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